تنخواه گردان کیست؟ انواع تنخواه گردانی چیست؟

تنخواه گردان کیست؟ انواع تنخواه گردانی چیست؟

در بسیاری از شرکت‌ها، هزینه‌هایی وجود دارد که لازم است به‌صورت فوری و بدون طی‌کردن مراحل اداری پیچیده پرداخت شوند. برای مدیریت این نوع پرداخت‌ها، معمولاً فردی به‌عنوان تنخواه‌گردان تعیین می‌شود. تنخواه‌گردان مبلغ مشخصی را از شرکت دریافت می‌کند تا با آن، هزینه‌های روزمره، خریدهای جزئی یا پرداخت‌های فوری را انجام دهد.

پس از انجام هر پرداخت، موظف است مدارک مربوطه مانند فاکتورها و رسیدها را به واحد حسابداری تحویل دهد تا ثبت و بررسی شوند. استفاده از تنخواه‌گردان باعث تسهیل در انجام امور جاری و افزایش سرعت کارها می‌شود، در عین حال به شفافیت مالی نیز کمک می‌کند. در این مطلب از بلاگ آموزشگاه حسابداری پکت، قصد داریم بررسی کنیم تنخواه‌گردان چه کسی است، چه وظایفی دارد و انواع مختلف تنخواه‌گردانی کدام‌اند.

تنخواه‌گردان کیست و چه وظایفی دارد؟

تنخواه‌گردان فردی است که از سوی شرکت مسئولیت دریافت و مدیریت مبلغ مشخصی از وجه نقد یا تنخواه را بر عهده دارد. هدف از این کار، تأمین هزینه‌های جاری، روزمره و فوری شرکت بدون نیاز به طی مراحل پیچیده اداری است. تنخواه‌گردان می‌تواند از کارکنان واحد مالی یا هر فرد مورد اعتماد مدیران باشد، اما در هر صورت باید فردی دقیق، منظم و مسئولیت‌پذیر باشد.

در واقع، تنخواه‌گردان نقش واسطه‌ای دارد بین بخش‌های مختلف شرکت و واحد مالی، تا پرداخت‌های فوری به‌درستی انجام شوند و اسناد آن‌ها نیز قابل پیگیری باشد.

وظایف تنخواه‌گردان

مهم‌ترین وظایف تنخواه‌گردان عبارت‌اند از:

• دریافت مبلغ مشخص‌شده تنخواه از واحد مالی یا حسابداری
• انجام هزینه‌های مجاز و تعریف‌شده طبق دستورالعمل شرکت
• نگهداری و بایگانی فاکتورهای رسمی، رسیدها و سایر مدارک مربوط به پرداخت‌ها
• تهیه گزارش از هزینه‌ها و ارائه آن به واحد حسابداری در بازه‌های زمانی مشخص
• بازپرداخت باقیمانده وجه تنخواه در صورت عدم استفاده کامل
• همکاری با حسابداری برای تسویه و ثبت دقیق اسناد هزینه‌ها
• رعایت سقف مجاز تنخواه و عدم استفاده از آن برای مصارف شخصی یا غیرمجاز

تفاوت بین تنخواه‌گردان و حسابدار چیست؟

در ظاهر ممکن است وظایف تنخواه‌گردان و حسابدار شبیه به هم به نظر برسد، اما این دو نقش کاملاً متفاوت هستند. تنخواه‌گردان مسئول پرداخت هزینه‌های روزمره و کوچک شرکت است، در حالی که حسابدار وظیفه ثبت، کنترل و تحلیل تمام عملیات مالی را بر عهده دارد. به‌عبارت دیگر، تنخواه‌گردان اجرا‌کننده است و حسابدار ناظر و ثبت‌کننده.

در جدول زیر می‌توانید تفاوت‌های اصلی این دو نقش را ببینید:

انواع تنخواه‌گردانی در حسابداری

در حسابداری، تنخواه‌گردانی به دو روش اصلی انجام می‌شود که هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند. انتخاب نوع تنخواه‌گردانی معمولاً بر اساس سیاست‌های مالی شرکت و سطح اعتماد به تنخواه‌گردان صورت می‌گیرد.

در ادامه با دو نوع رایج آن آشنا می‌شویم:

تنخواه‌گردان دائمی (گردان)

در این روش، مبلغ مشخصی به‌عنوان تنخواه به تنخواه‌گردان پرداخت می‌شود و هر بار که بخشی از آن خرج می‌شود، معادل همان مبلغ پس از ارائه اسناد هزینه، مجدداً به وی پرداخت می‌گردد. این روش تا زمانی که شرکت نیاز داشته باشد، ادامه پیدا می‌کند. تنخواه همیشه در یک سطح ثابت نگه داشته می‌شود.

تنخواه‌گردان مقطعی (موقت)

در روش مقطعی، تنخواه فقط برای یک بازه زمانی مشخص یا یک مأموریت خاص به فرد داده می‌شود. پس از پایان دوره یا سال مالی یا انجام کار، تنخواه‌گردان باید اسناد هزینه‌ها را ارائه دهد و باقیمانده وجه را بازگرداند. در این حالت، تا تسویه کامل انجام نشود، وجه جدیدی به او پرداخت نخواهد شد.

مراحل پرداخت و تسویه تنخواه چگونه است؟

فرایند پرداخت و تسویه تنخواه معمولاً با درخواست کتبی واحد مربوطه یا مدیر آغاز می‌شود. پس از تأیید، مبلغ مشخصی به تنخواه‌گردان پرداخت می‌گردد. تنخواه‌گردان موظف است هزینه‌ها را طبق دستورالعمل شرکت انجام داده و فاکتورها و مدارک را جمع‌آوری کند. پس از پایان دوره یا مصرف مبلغ، اسناد هزینه‌ها به حسابداری تحویل داده می‌شود تا بررسی و ثبت شود.

در نهایت، مانده وجه یا مبلغ جدید (در صورت تنخواه دائمی) تسویه یا تجدید می‌گردد.

مدارک لازم برای تنخواه‌گردانی چیست؟

برای ثبت و تسویه هزینه‌های انجام‌شده توسط تنخواه‌گردان، ارائه مدارک معتبر و قابل استناد الزامی است.

مهم‌ترین مدارک مورد نیاز شامل موارد زیر است:

• اصل فاکتورهای خرید یا خدمات (ممهور به مهر فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات)
• رسید پرداخت یا قبض مربوط به هزینه انجام‌شده
• فرم گزارش هزینه‌ها با ذکر تاریخ، مبلغ و نوع هزینه
• تأییدیه مدیر یا مسئول واحد مربوطه (در صورت نیاز)
• فرم تسویه تنخواه با محاسبه دقیق مبلغ خرج‌شده و مانده وجه

نکات مهم در کنترل و نظارت بر تنخواه‌گردان

برای اطمینان از صحت عملکرد تنخواه‌گردان، لازم است کنترل‌ها و نظارت‌های دقیقی توسط واحد مالی انجام شود. تعیین سقف مجاز برای هزینه‌ها، بررسی دقیق مدارک و اسناد هزینه، و گزارش‌گیری منظم از جمله اقدامات کلیدی است. همچنین، باید مشخص شود که وجوه پرداخت‌شده تنها برای امور سازمانی مصرف شده‌اند. انجام تسویه حساب در بازه‌های زمانی مشخص نیز به شفافیت و سلامت مالی کمک می‌کند.

سخن آخر

تنخواه‌گردان نقش مهمی در تسریع روند پرداخت‌های روزمره شرکت‌ها دارد و باعث می‌شود امور مالی با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. انتخاب فرد مناسب و نظارت دقیق بر عملکرد او، کلید موفقیت در مدیریت تنخواه است. همچنین، ثبت صحیح اسناد حسابداری و گزارش‌دهی منظم، به حفظ شفافیت مالی کمک می‌کند. امیدواریم این مطلب توانسته باشد به شما در درک بهتر مفهوم تنخواه‌گردان و وظایف مرتبط کمک کند.

سوالات متداول

در ادامه مطلب به بررسی سوالات متداول شما درباره تنخواه‌گردان کیست می‌پردازیم.

تنخواه‌گردان کیست؟

تنخواه‌گردان فردی است که مبلغ مشخصی وجه نقد برای انجام هزینه‌های فوری و جزئی دریافت می‌کند و موظف به ارائه گزارش هزینه‌ها است.

تفاوت تنخواه‌گردان و حسابدار چیست؟

تنخواه‌گردان پرداخت‌کننده هزینه‌های روزمره است، در حالی که حسابدار مسئول ثبت و کنترل کلیه امور مالی شرکت است.

انواع تنخواه‌گردانی کدام‌اند؟

دو نوع اصلی تنخواه‌گردانی وجود دارد: دائمی (گردان) و مقطعی (موقت).

چه مدارکی برای تنخواه‌گردانی لازم است؟

مدارک شامل فاکتور، رسید پرداخت، فرم گزارش هزینه‌ها و تأییدیه‌های مربوطه است.

چگونه می‌توان بر تنخواه‌گردان نظارت کرد؟

از طریق تعیین سقف هزینه، بررسی مدارک، گزارش‌گیری منظم و تسویه حساب‌های دوره‌ای.

به اشتراک بگذارید:

• مقالات علمی آموزشی