نقش حسابداران در زمان بحران؛ چگونه یک حسابدار کسبوکار شما را نجات میدهد؟
تصور کنید یک کسبوکار کوچک یا متوسط را که سالها با سختی راه افتاده، حالا ناگهان با کاهش فروش، تأخیر در وصول مطالبات، رکود اقتصادی، فشار بانکها و یا حتی جنگ مواجه شده است. مدیر این کسبوکار شب و روز را یکی میبیند، اما یک نفر هست که میتواند چراغ راه او باشد: حسابدار.
در روزهای آرام و عادی، شاید نقش حسابداران فقط به ثبت اسناد و تهیه گزارشها خلاصه شود. اما در زمان بحران، این نقش به طرز چشمگیری تغییر میکند. حسابدار دیگر فقط یک گزارشدهنده نیست؛ او مشاور استراتژیک، ناجی نقدینگی و چشمی است که آینده مبهم را برای مدیر روشن میکند.
در این مقاله از پکت؛ مرجع تخصصی آموزش حسابداری، قرار است ببینیم نقش حسابداران در زمان بحران چیست، چگونه میتوانند از مرگ یک کسبوکار جلوگیری کنند و چرا هیچ بحرانی بدون یک حسابدار خوب قابل مدیریت نیست. اگر صاحب کسبوکار هستید یا خودتان حسابدار یک مجموعهاید، این مقاله دقیقاً برای شما نوشته شده است.
بحران مالی میتواند مقدمهای بر ورشکستگی مالی شرکت یا سازمان باشد
بحران چیست و چرا کسبوکارها را تهدید میکند؟
بحران در دنیای کسبوکار، به هر رویداد پیشبینینشده یا غیرقابلکنترلی گفته میشود که جریان عادی فعالیتهای اقتصادی را مختل میکند. این بحران میتواند ریشههای متفاوتی داشته باشد؛ از یک همهگیری جهانی مثل کرونا گرفته تا تحریمهای اقتصادی، کاهش ناگهانی تقاضا، تورم افسارگسیخته یا حتی خروج سرمایه از کشور.
ویژگی مشترک همه این بحرانها، ایجاد عدم قطعیت و فشار مالی بر کسبوکارها است. در چنین شرایطی، بسیاری از مدیران غرق در روزمرگی میشوند و نمیتوانند تصمیمات درست و بهموقع بگیرند. اینجا دقیقاً همان نقطهای است که نقش حسابداران در بحران پررنگتر از همیشه میشود.
یک کسبوکار بدون داشتن یک حسابدار کاربلد در زمان بحران، مانند کشتیای است که ناخدا نقشه راه را گم کرده و قطبنما هم خراب است. اما با حضور یک حسابدار متخصص، میتوان از دل اعداد و ارقام، مسیر نجات را پیدا کرد.
مطلب مرتبط: یادگیری حسابداری چقدر طول میکشد؟
حسابداران در بحران چه وظایف کلیدی بر عهده دارند؟
شاید در ذهن بسیاری از مردم، حسابدار همان کسی است که فیش حقوقی میدهد و اظهارنامه مالیاتی میفرستد. اما نقش حسابداران در زمان بحران بسیار فراتر از این وظایف معمول است. بیایید این نقشها را یکی یکی بررسی کنیم.
۱. تحلیلگر وضعیت موجود
اولین کاری که یک حسابدار در بحران انجام میدهد، ارزیابی دقیق وضعیت مالی کسبوکار است. او به مدیر میگوید: «ما الان کجا ایستادهایم؟ چقدر پول نقد داریم؟ چقدر بدهی؟ چند ماه دیگر میتوانیم دوام بیاوریم؟» این اطلاعات پایهایترین نیاز یک مدیر برای تصمیمگیری است.
۲. چشم بینای مدیر
در شلوغی بحران، بسیاری از جزئیات مالی گم میشوند. حسابدار با گزارشهای بهموقع و دقیق خود، چشم بینای مدیر میشود. او نشان میدهد کدام بخش از کسبوکار ضررده است، کدام مشتریان دیرپرداخت هستند و کدام هزینهها قابل حذف میباشند.
۳. مشاور تصمیمگیری استراتژیک
فراتر از گزارشدهی، یک حسابدار خوب سناریوهای مختلف را برای مدیر ترسیم میکند. مثلاً به او میگوید: «اگر فروش ما ۳۰ درصد کاهش پیدا کند، آیا میتوانیم حقوق پرسنل را بدهیم؟ اگر مجبور به تعدیل نیرو شویم، هزینههای آن چقدر است؟» اینگونه مدیر با چشمان باز تصمیم میگیرد، نه با اضطراب و شتاب.
نقش حسابداران در بحران چیزی کمتر از نجات یک کسبوکار نیست. بسیاری از شرکتهایی که از بحرانهای بزرگ سربلند بیرون آمدهاند، مدیون حسابداران هوشمند و آیندهنگر خود بودهاند.
مدیریت نقدینگی؛ مهمترین نقش حسابدار در روزهای سخت
اگر بخواهیم مهمترین وظیفه یک حسابدار در زمان بحران را نام ببریم، بدون تردید آن مدیریت نقدینگی است. در روزهای سخت، پول نقد حرف اول را میزند. سود و زیان و ترازنامه ممکن است خوب به نظر برسند، اما اگر نقدینگی نباشد، کسبوکار نفسش بند میآید.
بیایید بررسی کنیم که حسابدار در مدیریت نقدینگی چه کارهایی انجام میدهد؟
-
پیشبینی جریان وجوه نقد
یک حسابدار حرفهای برای ۳ تا ۶ ماه آینده، پیشبینی میکند که چه زمانی پول وارد میشود و چه زمانی خارج میگردد. این پیشبینی به مدیر میگوید که در کدام ماهها با کسری نقدینگی مواجه خواهد شد و از الان باید چه تمهیداتی بیندیشد.
-
اولویتبندی پرداختها
وقتی پول به اندازه کافی نیست، حسابدار به مدیر میگوید اول کدام پرداختها انجام شود. معمولاً حقوق پرسنل، مالیات و بیمه در اولویت اول قرار دارند. سپس نوبت به تأمینکنندگان کلیدی میرسد. حسابدار با این اولویتبندی، از بروز تنشهای غیرضروری جلوگیری میکند.
-
شناسایی منابع جدید نقدینگی
آیا کسبوکار میتواند بخشی از داراییهای خود را بفروشد؟ آیا امکان گرفتن وام با شرایط بهتر وجود دارد؟ آیا میتوان از تأمینکنندگان تخفیف نقدی گرفت؟ حسابدار با بررسی همه این گزینهها، منابع جدید تأمین پول را به مدیر پیشنهاد میدهد.
در تمام این مراحل، نقش حسابداران در بحران یک نقش فعال و نجاتبخش است، نه یک نقش منفعل و گزارشدهنده.
مطلب مرتبط: تجزیه و تحلیل مالی چیست؟
چگونه یک حسابدار به کاهش هزینههای غیرضروری کمک میکند؟
در زمان بحران، شعار «هر ریال هزینه، یک ریال سود کمتر» معنی واقعی خود را پیدا میکند. اما مشکل اینجاست که بسیاری از هزینهها در ظاهر ضروری به نظر میرسند، در حالی که با یک بررسی دقیق میتوان آنها را حذف یا کاهش داد. اینجا جایی است که تخصص یک حسابدار واقعاً خودنمایی میکند.
ممیزی هزینهها
یک حسابدار کاربلد، تمام هزینههای کسبوکار را ریزبهریز بررسی میکند. او هزینهها را به سه دسته تقسیم میکند:
-
هزینههای حیاتی: مثل حقوق پرسنل کلیدی، مواد اولیه، اجاره انبار. این هزینهها قابل حذف نیستند.
-
هزینههای قابل کاهش: مثل تبلیغات، رفتوآمد، مهمانیهای اداری. این هزینهها را میتوان به میزان قابل توجهی کم کرد.
-
هزینههای حذفشدنی: مثل اشتراکهای بیاستفاده، قراردادهای غیرضروری، خریدهای تکراری. این هزینهها باید فوراً حذف شوند.
بهینهسازی مالیات
یکی از حوزههایی که حسابداران میتوانند در بحران به کمک بیایند، مدیریت هوشمند مالیات است. با استفاده از معافیتها، کاهش نرخها و تغییر زمان شناسایی درآمد و هزینه، میتوان بار مالیاتی را در کوتاهمدت کاهش داد. البته همیشه باید در چارچوب قانون حرکت کرد؛ تخلف مالیاتی در بحران، کسبوکار را به پرتگاه نزدیکتر میکند.
مطلب مرتبط: مالیات چیست؟ +آشنایی با مفاهیم آن
بازنگری در قراردادها
بسیاری از هزینههای کسبوکار در دل قراردادها پنهان شدهاند. اجاره، بیمه، قراردادهای تأمین، خدمات ابری، حق مشاوره و دهها قرارداد دیگر. یک حسابدار خوب به مدیر کمک میکند تا این قراردادها را بازبینی کند و در صورت امکان، مذاکره برای کاهش تعهدات مالی را آغاز نماید. اینجاست که تخصص پکت در حوزه قراردادهای مالی میتواند به حسابداران و کسبوکارها کمک کند تا با اطمینان بیشتری وارد مذاکره شوند.
نقش حسابداران در زمان بحران در کاهش هزینهها، گاهی به معنای تفاوت بین بقا و نابودی است.
نقش مهم حسابداران، مدیریت بودجه و نقدینگی سازمان در زمان نبود دریافتیهای معمول است
نقش حسابداران در مذاکره با بانکها و تأمینکنندگان
بسیاری از مدیران کسبوکار از مذاکره با بانکها و تأمینکنندگان هراس دارند. نمیدانند چه بگویند، چه مدارکی ارائه دهند و چقدر میتوانند درخواست کنند. اینجا حسابدار به عنوان سپر و راهنما وارد میشود.
-
مذاکره با بانکها
بانکها در زمان بحران محتاطتر از همیشه عمل میکنند. اما یک حسابدار خوب میداند که چگونه پرونده مالی کسبوکار را به گونهای ارائه دهد که بانک را برای اعطای تسهیلات جدید یا تمدید تسهیلات قبلی قانع کند. مدارک شفاف، صورتهای مالی حسابرسیشده و پیشبینی واقعبینانه از جریان نقدینگی آینده، برگهای برنده حسابدار در مذاکره با بانک هستند.
-
مذاکره با تأمینکنندگان
تأمینکنندگان هم در بحران میترسند. میترسند کالای خود را بدهند و پولش را نگیرند. یک حسابدار با ارائه گزارشهای مالی قابل اعتماد و ارائه برنامه پرداخت شفاف، میتواند اعتماد تأمینکننده را جلب کند. مثلاً پیشنهاد دهد: «۵۰ درصد وجه را نقداً و مابقی را در سه قسط دو ماهه». این پیشنهادها وقتی حرفهای و حسابشده باشند، شانس پذیرش بالایی دارند.
-
مذاکره با مشتریان بدحساب
گاهی بحران، مشتریان را هم بدحساب میکند. حسابدار با تحلیل وضعیت هر مشتری، به مدیر میگوید کدام مشتری را میشود فشار آورد، کدام را باید مهلت داد و کدام مشتری به هیچ وجه پول نمیدهد و باید از آن عبور کرد.
نقش حسابداران در بحران در مذاکره، چیزی شبیه نقش یک دیپلمات ماهر است؛ کسی که میداند چه موقع محکم حرف بزند، چه موقع انعطاف نشان دهد و چه موقع از میز مذاکره خارج شود.
پیشبینی بحران؛ آیا حسابداران میتوانند بحران را زودتر ببینند؟
شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد: آیا میشود بحران را قبل از وقوع دید؟ پاسخ مثبت است. تا حدی. حسابداران با ابزارهایی که در اختیار دارند، میتوانند نشانههای اولیه بحران را تشخیص دهند.
علائم هشداردهنده از نگاه حسابدار
-
کاهش حاشیه سود ناخالص در چند دوره متوالی
-
افزایش نسبت بدهی به دارایی
-
کاهش نسبت جاری (نقدینگی) به زیر ۱
-
افزایش دوره وصول مطالبات
-
کاهش فروش در مقایسه با دوره مشابه سال قبل
وقتی این علائم ظاهر میشوند، حسابدار وظیفه دارد فوراً به مدیر هشدار دهد و پیشنهادهای خود را برای جلوگیری از بحران ارائه کند.
تفاوت بحرانهای قابل پیشبینی و غیرقابل پیشبینی
برخی بحرانها مثل کرونا یا جنگ، غیرقابل پیشبینی هستند. اما حتی در این موارد هم حسابدار میتواند سرعت واکنش کسبوکار را افزایش دهد. او میتواند سناریوهای مختلف را از قبل طراحی کرده باشد و به محض وقوع بحران، فایل «طرح اضطرار» را از کشو بیرون بیاورد.
نقش حسابداران در زمان بحران وقتی واقعاً ارزشمند میشود که آنها نه فقط برای امروز، که برای فردا و پسفردا هم برنامه داشته باشند.
جمعبندی؛ حسابدار خوب، تفاوت بین مرگ و زندگی یک کسبوکار
در روزهای آرام، شاید تفاوت یک حسابدار خوب با یک حسابدار معمولی چندان به چشم نیاید. اما در زمان بحران، این تفاوت میتواند به معنای بقا یا نابودی یک کسبوکار باشد.
نقش حسابداران در زمان بحران را در چند جمله میتوان خلاصه کرد:
-
آنها چشم بینای مدیر هستند در تاریکی بحران.
-
آنها مشاوری هستند که سناریوهای مختلف را پیش روی مدیر میگذارند.
-
آنها مدیری هستند که نقدینگی را نفس میبخشد و هزینهها را مهار میکند.
-
آنها دیپلماتی هستند که با بانکها و تأمینکنندگان مذاکره میکنند.
اگر صاحب یک کسبوکار هستید، همین امروز به این فکر کنید که آیا حسابدار شما فقط یک «ثبتکننده اسناد» است یا یک «شریک استراتژیک»؟ آیا او در کنار شما میایستد یا پشت میز خود پنهان میشود؟
و اگر خودتان حسابدار هستید، فرصت را غنیمت بشمارید. خودتان را از یک «ماشین محاسبه» به یک «مشاور نجات» ارتقا دهید. کسبوکارها در بحران، بیش از هر زمان دیگری به شما نیاز دارند.
سوالات متداول
در این بخش به رایجترین سوالاتی پاسخ میدهیم که مدیران کسبوکار در روزهای سخت از حسابداران خود میپرسند.
چه زمانی باید تعدیل نیرو کنیم؟
هیچ مدیری دوست ندارد تعدیل نیرو انجام دهد، اما گاهی چارهای نیست. حسابدار با محاسبه دقیق هزینه حقوق در برابر درآمدهای فعلی و پیشبینی شده، به مدیر میگوید که آیا امکان حفظ همه نیروها وجود دارد یا خیر. همچنین هزینههای تعدیل (حق سنوات، بازخرید و...) را محاسبه میکند تا مدیر با آگاهی کامل تصمیم بگیرد.
آیا باید قیمتها را افزایش دهیم؟
افزایش قیمت در بحران، یک تصمیم دو لبه است. از یک سو تورم هزینهها را بالا میبرد، از سوی دیگر مشتریان قدرت خرید کمتری دارند. حسابدار با محاسبه نقطه سربهسر جدید و تحلیل حساسیت مشتریان به قیمت، بهترین میزان افزایش قیمت را پیشنهاد میکند.
چقدر ذخیره نقدی نیاز داریم؟
یک قانون سرانگشتی خوب این است که کسبوکارها در شرایط عادی باید هزینههای ۳ تا ۶ ماه خود را به عنوان ذخیره نقدی داشته باشند. در بحران، این عدد بالاتر میرود. حسابدار با شبیهسازی بدترین سناریو، میزان ذخیره نقدی لازم را تعیین میکند.
آیا باید وام جدید بگیریم؟
گرفتن وام در بحران میتواند نفسگیر باشد یا خفهکننده. حسابدار با محاسبه نرخ مؤثر وام، توان بازپرداخت و تأثیر آن بر جریان نقدینگی آینده، به مدیر میگوید آیا وام گرفتن منطقی است یا نه.
چگونه به تأمینکننده بفهمانیم دیرکرد ما موقتی است؟
شفافیت، کلید اصلی است. حسابدار با تهیه یک گزارش مالی ساده و قابل باور، همراه با یک برنامه پرداخت واقعبینانه، به مدیر کمک میکند تا اعتماد تأمینکننده را جلب کند. هرگز نباید قولی داد که نمیتوان به آن عمل کرد.