استاندارد اینویس invoice چیست؟
همان‌طور که می‌دانید در معاملاتی که در گمرک انجام می‌شوند در حین معامله برای نشان‌دادن ارزش کالاهای صادراتی و وارداتی مدرکی ارائه می‌شود که یکی از الزامات محسوب می‌شود. علاوه بر این، مدرک باعث اعتبار بخشیدن به کالا می‌شود. سیاهه تجاری اینویس و لیست عدل‌بندی پکینگ از جمله اسنادی هستند که در معاملات امروزی داشتن آنها بسیار ضروری است. پکینگ و اینویس به منزله شناسنامه کالا هستند و به اسناد حمل معروف می‌باشند.
خوب است بدانید تهیه اینویس و پکینگ طبق قانون بر عهده فروشنده کالا است. فروشنده موظف است تا اطلاعاتی مانند ابعاد، ارزش کل محموله، کد تعرفه گمرکی، ارزش هر قلم کالا و... را در قالب سیاهه تجاری اینویس و لیست عدالت بندی پکینگ جهت صدور مجوز صادرات به گمرک ارائه کند. در گام بعدی فروشنده باید این اسناد را محصور کند و برای تأیید صحت اطلاعات درج شده در این دو لیست به امضای شخص مجاز در شرکت برساند. هنگام ترخیص کالا نیز خریدار باید پکینگ و اینویس را به گمرک شرکت واردکننده ارائه کند. برای آشنایی بیشتر با استاندارد اینویس در ادامه این مقاله از سایت آموزشگاه حسابداری پکت با ما همراه باشید.
اینویس چیست؟
استاندارد اینویس و یا invoice یک سند مهم تجاری به شمار می‌رود. اینویس توسط فروشنده در هنگام فروش محصولات خود در مقابل ارائه و توضیحات خدمات برای طرف خریدار صادر می‌شود. به‌عبارت‌دیگر استاندارد اینویس یک سند مهم تجاری است که توسط دو طرف معامله امضا می‌شود. اینویس در زمان انجام کار بازرگانی و ترخیص کالا از گمرک استفاده می‌شود و در امورات گمرکی اهمیت بسیاری دارد. بدون ارائه اینویس در فرایند ترخیص کالا از گمرک، کالا فاقد ارزش است.
invoice
هدف استاندارد اینویس چیست؟
همان‌طور که می‌دانید در معاملات بین‌المللی قانونی استفاده از اینویس از اهمیت زیادی برخوردار است. استفاده از سیاهه تجاری و یا اینویس در گمرک چند هدف را به دنبال دارد که در ادامه به آنها می‌پردازیم:
- از آنجایی‌که اطلاعات کاملی در مورد کالا و محصول در اینویس ثبت شده، فروشنده و خریدار با به‌همراه‌داشتن اینویس می‌توانند قبل از معامله اطلاعات کاملی در مورد کالا و خدمات ترسیم کنند.
- هدف دیگر استفاده از اینویس مربوط به بیمه است. اگر کالای خریداری شده بیمه شده باشد و خریدار نیز ادعای بیمه داشته باشد وجود اینویس مانند یک پشتیبان از این ادعا حمایت می‌کند.
- کاربرد سوم اینویس مربوط به پرداخت توسط خریدار است. خریدار با استفاده از اینویس می‌تواند وجوه پرداختی به فروشنده را انجام دهد.
- مهم‌ترین هدف اینویس که قبلاً نیز به آن اشاره کردیم مربوط به ترخیص کالا از گمرک است با به‌همراه‌داشتن اینویس می‌توانید کالاهای خریداری شده را به‌راحتی در کشور خریدار ترخیص کنید.
- همان‌طور که می‌دانید در گمرک دولت‌ها مبلغی را به‌عنوان عوارض محصولات دریافت می‌کنند. فاکتور اینویس جهت ارزیابی کالا و تعیین این مبلغ به کار می‌رود.
معاملات بین‌المللی قانونی
اطلاعات نمونه استاندارد اینویس
همان‌طور که می‌دانید در اینویس مشخصات کالا درج می‌شود در این بخش می‌خواهیم برخی از نمونه استاندارد اینویس را به شما معرفی کنیم:
- Shipper: این قسمت مربوط به فروشنده است و در آن اطلاعات هویتی فروشنده درج می‌شود.
- Consignee: این قسمت مربوط به خریدار است و اطلاعات خریدار و به همراه آن کد پستی و سایر اطلاعات لازم درج می‌شود.
- Invoice date: در این قسمت باید تاریخ دقیق صدور اینویس نوشته شود.
- بعد از نوشتن تاریخ دقیق صدور اینویس باید شماره مسلسل یا Invoice No نوشته شود.
- قسمت بعدی ردیف کالا و خدمات ارسالی توسط فروشنده به خریدار است.
- در قسمت یادداشت نیز باید اطلاعات مختصری در مورد محصولات نوشته شود.
کد تعرفه گمرکی یا HS COD مورد بعدی از اطلاعات نمونه استاندارد اینویس است. اگر برای کالا و خدمات خود سیاهه تجاری تهیه می‌کنیم، بهتر است کد تعرفه گمرکی یا HS COD را نیز برای رعایت اصول تجارت بین‌الملل داخل اینویس یادداشت کنیم.
- تعداد کالاهای فروش رفته یا Quantity
- قیمت هر واحد کالا یا Unit Price (حسابداری بهای تمام شده)
- قیمت کل کالاهای خریداری شده Total Price
انواع اینویس
بعد از اطلاعات نمونه استاندارد اینویس حالا نوبت به معرفی انواع اینویس می‌رسد. خوب است بدانید در تمامی معاملاتی که در حوزه بین‌الملل انجام می‌شود اینویس به یک نوع آماده می‌شود و به امضای فروشنده و خریدار در می‌آید؛ اما گاهی عده‌ای از فروشندگان و خریداران تمایل دارند تا فاکتور خریدشان متناسب با قابلیت محصولاتشان صادر شود. به‌صورت کلی 3 نوع اینویس وجود دارد که در حیطه‌های معاملات و حمل‌ونقل استفاده می‌شود:
- سیاهه گواهی شده
سیاهه گواهی شده یا Certified invoice اولین نوع استاندارد اینویس است که در مقاله استاندارد اینویس invoice چیست به آن می‌پردازیم. فروشنده باید در سیاهه گواهی شده مواردی مانند آمادگی کالاهای فروخته شده طبق قرارداد و عدم ممنوعیت کالای خریداری شده در کشور مبدأ را قبل از معامله تأیید کند. در انتها سیاهه گواهی شده باید به امضای اتاق بازرگانی مؤسسه برسد. - سیاهه تأیید شده
سیاهه تأیید شده یا Legalized invoice دومین نوع از اینویس است. گاهی به درخواست کشور خریدار، فروشنده باید سیاهه گواهی شده را که به امضای اتاق بازرگانی رسیده به سفارت کشور خریدار در محل ببرد تا توسط آنها نیز امضا شود. سیاهه تأیید شده در کشورهای خاورمیانه انجام می‌شود. - سیاهه کنسولی
سیاهه کنسولی یا Invoice Consular سومین و آخرین مورد از انواع اینویس است که در مقاله استاندارد اینویس invoice چیست به آن می‌پردازیم. این فرم باید توسط شرکت فروشنده به‌صورت چاپی تکمیل و مهروموم شود. تمامی هزینه‌های مربوط به سیاهه کنسولی به عهده فروشنده است. جالب است بدانید سیاهه کنسولی در کشورهای امریکای جنوبی امضا می‌شود.
ضرورت دریافت invoice چیست؟
حالا که پاسخ کاملی به سؤالات شما در مورد استاندارد اینویس چیست دادیم، وقت آن رسیده تا ضرورت دریافت اینویس را برای شما بیان کنیم. همان‌طور که در بخش‌های قبل مطالعه کردید اینویس در معاملات بین‌المللی از اهمیت زیادی برخوردار است و استفاده از آن بسیار ضروری است. اگر اشخاص و شرکت‌ها در هنگام خرید و فروش از اینویس استفاده نکنند باید خسارت‌های سنگینی را پرداخت کنند. از طرف دیگر استفاده از اینویس نشان‌دهنده ارزش و اعتبار محصولات فروشنده است و همین موضوع سبب شده است تا اینویس جزو ضروری‌ترین سندهای تجاری قرار گیرد. خریدار نیز از طریق اینویس به اطلاعاتی که قبل از امضای قرارداد باید بداند دست پیدا می‌کند.
بیشتر بخوانید: قرارداد امانی چیست؟
ضرورت دریافت اینویس
پروفرما اینویس چیست؟
پیش‌فاکتور یا پروفرما (proforma invoice) در معاملات تجاری و معاملات گمرکی قبل از معامله، از فروشنده گرفته می‌شود. پروفرما اینویس proforma invoice اطلاعات دقیقی در مورد کالا و شرایط آن در اختیار خریدار قرار می‌دهد. علاوه بر این برای گرفتن مجوز از وزارت صمت، داشتن پروفرما یا پیش‌فاکتور الزامی است. اطلاعاتی مانند نام و آدرس خریدار و فروشنده، قیمت کل و قیمت واحد کالا، مقدار و تعداد کالا، شرایط پرداخت بهای کالا، زمان تحویل کالا توسط خریدار به فروشنده و مدت‌زمان اعتبار پروفرما در پیش‌فاکتور درج می‌شود. تفاوتی که پیش‌فاکتور و اینویس را از هم متمایز می‌کند رسمی بودن اینویس و جنبه غیررسمی پیش‌فاکتور در اغلب موارد است.
پیش‌فاکتور یا پروفرما
فاکتور اینویس چیست؟
فاکتور رسمی جزو مهم‌ترین فاکتورهای حسابداری به شمار می‌رود. فاکتور اینویس نیز در معاملات گمرکی فاکتور خرید محسوب می‌شود؛ به همین خاطر وجود فاکتور اینویس بسیار ضروری است. اشخاص باید پیش از معامله فاکتور اینویس را تهیه نمایند؛ زیرا این فاکتور در چند دهه اخیر جزو مهم‌ترین اسناد تجاری معاملات به شمار می‌رود. فاکتور اینویس ارزش و اعتبار کالای فروخته شده و همچنین تعداد کالای خریداری شده را مشخص می‌کند.
کلام آخر
در این مقاله از سایت پکت به معرفی استاندارد اینویس invoice پرداختیم و با معرفی هدف و انواع مختلف آن، تلاش کردیم اطلاعات جامعی را در اختیار شما قرار دهیم. در مباحث آموزش حسابداری جامع مقدماتی و پایه، یک حسابدار باید با انواع فاکتورها و صورتحساب‌های تجاری و غیرتجاری آشنا شود. بنابراین نباید از شناخت صورت معاملات جدید برای گمرک و ادارات دیگر، غافل شوید. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد.