انواع خطا و اشتباه در حسابداری

انواع خطا و اشتباه در حسابداری

حسابداری یک شغل بسیار حساس است. این شغل با اعداد و ارقام سر و کار دارد و یک اشتباه محاسباتی می‌تواند باعث ایجاد ضرر و زیان‌های مالی یک شرکت شود. در نتیجه حسابداران باید تا حد امکان از خطا دوری کنند. یک حسابدار خبره و پرسابقه تقریبا خطا نمی‌کند؛ اما گاهی انجام کارهای تکراری و روتین باعث خستگی شده و در نتیجه فرد دچار خطار می‌شود. در این مطلب از بلاگ آموزشگاه حسابداری حسابداران خبره قصد داریم تا شما را با انواع خطا در حسابداری آشنا کنیم. این خطاها ممکن است عمده یا غیر عمدی باشند. همچنین در انتها به شما کمک می‌کنیم تا خطاهای کمتری داشته باشید. هرچه خطاهای شما کمتر باشند، اعتبار بیشتری به‌عنوان یک حسابدار خواهید داشت.

دلیل و علت اشتباه حسابدار در عملیات‌های مالی چیست؟

چرا حسابدار دچار خطا و اشتباه می شود؟

حسابداری شغلی بسیار حساس است. در این شغل فرد به‌صورت مستقیم با اعداد و ارقام در ارتباط است. اعداد و ارقام روح ندارند و گاهی خطاهای دید، خستگی و... باعث می‌شوند تا فرد دچار خطا شود. حسابداران خبره و باتجربه نیز در خطر اشتباه و خطا هستند. اینطور نیست که یک حسابدار خبره و باتجربه به‌هیچ‌وجه خطا نمی‌کند و در عین حال حسابداران آماتور فقط دچار خطا می‌شوند. خطاها می‌توانند عمدی یا غیرعمدی باشند. گاهی نه به خاطر بی‌توجهی و خستگی، بلکه به خاطر بی‌اطلاعی فرد دچار خطا می‌شود.

انواع خطاهای حسابداری

در حسابداری خطاهای مختلفی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را به چند دسته تقسیم کرد. در این بخش شما را با انواع خطاهای حسابداری آشنا خواهیم کرد:

• خطای کمیسیون یا ورودی

ضبط یک معامله برای مقدار اشتباه در یک حساب صحیح همانند کم کردن مبلغی که باید اضافه شود. این خطار در اصل یک معامله مالی است که با ملزومات بین‌المللی و اصول پذیرفته‌شده حسابداری یا همان GAAP مطابقت ندارد. در این شرایط به‌عنوان یک اشتباه حسابداری که در آن یک عدد در حساب نادرست ضبط می‌شود، به این شکل، نقض اصول اساسی حسابداری به وجود خواهد آمد. این یک خطا یا رویه است. این خطا شامل مقدار صحیح ورودی بوده که اشتباه قرار داده شده است. به چنین نوع خطاهایی، خطای ورودی گفته می‌شود.

وقتی که دو یا چند رقم که معکوس به‌صورت جداگانه یا با عنوان بخشی از یک توالی بزرگتر اشتباهات حمل و نقل رخ می‌دهد، هنگام ارسال یک ثبت جدید، یک خطا در ورود اطلاعات ظاهر خواهد شد. این خطا معمولاً کوچک و غیرعمدی است؛ اما می‌تواند منجر به بروز اشتباهات بیشتر و بیشتر شود و در نهایت زیان‌های قابل توجه مالی را به وجود خواهد آورد.

• خطای گرد کردن

گرد کردن را می‌توان یک محاسبه ریاضی دانست که به وسیله تعدیل یک عدد به عدد صحیح یا عدد کوچک‌تر به وجود می‌آید. این خطا ممکن است در محیط مالی کامپیوتری رخ دهد که در نتیجه یک اثر تجمیعی مارپیچی ایجاد می‌شود.

• خطای عدم انجام

این خطا یک معامله مالی است که در اسناد ظاهر نمی‌شود یا اینکه به اشتباه ثبت نمی‌شود. در غیر این صورت ثبت این مورد به طور کامل فراموش خواهد شد.

مهم ترین اشتباهات در حسابداری

اشتباهات رایج در حسابداری

به عنوان یک حسابدار، در هنگام کار ممکن است با اشتباهات زیر روبرو شوید:

• عدم اهمیت دادن به دفترداری

یک حسابدار موفق کسی است که تمامی معاملات از معاملات کوچک تا انواع پرداخت‌های بزرگ را به درستی ثبت کند. ثبت دقیق این حساب‌ها به میزان بزرگی یا کوچکی یک شرکت ارتباطی ندارد. یک مدیر مالی موفق باید تمامی حساب‌های ثبت شده را به طور دقیق مدیریت نماید. برای ایجاد یک سیستم حسابداری بدون خطا، باید انواع مختلف دارایی و بدهی‌ها را به‌صورت کامل دسته‌بندی و بررسی کرد.

• مدیریت حساب‌ها در منزل

وقتی که یک شرکت کوچک فعالیت خود را آغاز می‌کند، وسوسه می‌شود تا به منظور کاهش هزینه‌ها، حساب‌های شرکت‌ را به یک حسابدار دورکار بسپارد. این کار درست است که به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند؛ اما در عین حال احتمال بروز انواع خطا در حسابداری را نیز افزایش می‌دهد. معمولاً در این شرایط خطاهایی مانند کسورات در حسابداری مالیاتی که فرد از آن‌ها بی‌خبر از رخ می‌دهد. ترجیحاً بهتر است که حسابدار در مجموعه حضور داشته بوده و به انواع امور واقف باشد.

• عدم تطبیق دفاتر با حساب‌های بانکی

عدم تطبیق دفاتر با حساب‌های بانکی یکی از رایج‌ترین خطاها در حسابداری است. یک حسابدار موفق باید مدام در حال مغایرت‌گیری باشد. در حقیقت مغایرت‌گیری در بازه‌های زمانی معین باعث می‌شود که از انواع خطا در حسابداری جلوگیری کنند. تصور کنید که در انتهای دوره اقدام به مغایرت گیری کنید و متوجه اختلاف حساب شوید. در این شرایط راهی طولانی برای رفع خطا خواهید داشت.

• فراموشی در ثبت معاملات کوچک

یکی دیگر از اشتباهات رایج که در حسابداری رخ می‌دهد، فراموش در ثبت معاملات کوچک است. یک حسابدار باید به تمامی تراکنش‌ها و معاملات کوچک و بزرگ دقت کند. فراموشی در ثبت معاملات کوچک گاهی باعث بروز اشتباهات بزرگ می‌شود.

• عدم تخصیص بودجه شفاف به هر پروژه

در نهایت یکی از انواع خطا در حسابداری که بسیار رایج است، عدم تخصیص بودجه شفاف به هر پروژه محسوب می‌شود. اجرا کردن پروژه‌های مختلف بدون داشتن درک کامل و دقیق از هزینه‌های آن می‌تواند باعث افزایش هزینه‌ها شود.

اشتباه در محاسبه مالیات، علاوه بر جریمه‌های نقدی، شرکت را با جریمه‌های مالیاتی هم روبرو می‌کند

5 راه حل کاهش خطا در حسابداری

استانداردهای حسابداری، راه حل‌های زیر را برای کاهش خطا در فرآیندهای مالی پیشنهاد می‌کند:

1. برای اعمال کنترل‌های داخلی مناسب باید ضمن تعیین سقف تن‌خواه گردان‌ها با توجه به سطح مخارج انجام‌شده از سمت مدیریت، نسبت به دریافت تضمین کافی برابر سقف ذکر شده و اعمال کنتر‌های لازم صورت خلاصه مخارج انجام شده به دست مسئولین زیربط تأیید گردد.
2. در صورت خستگی به‌هیچ‌وجه به فعالیت خود ادامه ندهید. گاهی حتی خستگی چشم باعث بروز اشتباهات غیرعمدی می‌شود. دیدن و خواندن اعداد بسیار خسته‌کننده هستند. به همین خاطر اصلاً نباید در شرایط خستگی به فعالیت خود ادامه دهید. به این ترتیب احتمال اینکه دچار انواع خطا در حسابداری شوید افزایش پیدا می‌کند.
3. به تجربه خود اعتماد نکنید. خطا در کمین تمامی حسابداران است. در برخی مواقع حسابداران خبره تصور می‌کنند که از خطا مصون هستند و دیگر با تکا به این همه سال تجربه، دچار خطا نمی‌شوند. این در حالی است که برخی خطاها به‌صورت غیرعمدی رخ می‌دهد. پس هر کسی ممکن است دچار خطا و اشتباه شود. هرچه تصور کنید از بروز خطا دور هستید، بیشتر در معرض اشتباه قرار می‌گیرید.
4. هیچگاه از چک کردن دوباره اسناد خودداری نکنید. برخی افراد تصور می‌کنند که هیچ نیازی به چک کردن دوباره اطلاعات ندارند. این در حالی است که حسابداری به حساسیت و دقت بسیاری نیاز دارد. به همین خاطر باید فرد هر سند را حداقل یک بار بعد ثبت بررسی نماید. در چنین شرایطی میزان انواع خطا در حسابداری او به حداقل می‌رسد.
5. برای جلوگیری از بروز مشکل مالیاتی ناشی از به روز نبودن دفاتر قانونی، باید ثبت دفاتر طبق قوانین مالیاتی بدون تأخیر انجام شود. همچنین در دفتر روزنامه رسمی فقط ثبت سرفصل حساب و رقم مربوطه کافی است. در صورتی که شرکت از سیستم مکانیزه استفاده می‌کند، می‌تواند ثبت اسناد حسابداری در دفاتر به یک سند در ماه تقلیل دهد. در این شرایط احتمال بروز اشتباه کاهش می‌یابد.

جمع بندی

تا به اینجا، با انواع خطا در حسابداری آشنا شدید. اما به یاد داشته باشید که هر کسی در هر جایگاهی و با هر میزان تجربه ممکن است خطا کند. پس برای جلوگیری از بروز خطای عمدی و غیرعمدی، باید همیشه مراقب باشید و با دقت بیشتری کار کنید. کسی نمی‌تواند ادعا کند که با گذراندن دوره آموزش حسابداری مقدماتی یا حتی دوره‌های تخصصی، به انتهای دانش مالی رسیده است. در هر زمان و مکانی، امکان بروز خطا و اشتباه برای حسابداران تازه کار تا مدیران مالی وجود دارد. علم حسابرسی هم به همین دلیل به وجود آمده است. وظیفه حسابرس، کشف اشتباهات و خطاهایی است که به هر دلیل در اسناد مالی وجود دارد. بنابراین، با اینکه سعی بر کاهش خطا و اشتباهات دارید، اما از انجام آن هم نترسید.

به اشتراک بگذارید: