حساب تفصیلی چیست؟
بنگاه‌های اقتصادی به منظور بررسی نتیجه فعالیت‌های خود نیاز به گزارش مالی دارد که فعالیت‌های مالی آن را به صورت کامل نمایش دهد. در بنگاه‌های اقتصادی، فعالیت‌های مالی به دو بخش کلی درآمد و هزینه تقسیم می‌شود که به حساب‌های جزئی آن حساب تفصیلی گفته می‌شود. اما اهمیت استفاده از حساب تفصیلی چیست؟ برای ثبت فعالیت‌های مالی در بنگاه‌های اقتصادی باید از علم حسابداری بهره گرفته شود تا رویدادهای مالی آن به صورت کامل و دقیق ثبت شده و بر اساس آن‌ها گزارش‌های مورد نیاز تهیه شود. مدیران با استفاده از این گزارش‌های می‌توانند فعالیت‌های اقتصادی بنگاه خود را به دقت ارزیابی و رصد کنند. با آموزشگاه حسابداری پکت، همراه باشید.
حساب تفصیلی
حساب تفصیلی چیست؟
در علم حسابداری برای تعریف وضعیت مالی بنگاه‌های اقتصادی و کسب و کارها حساب‌های مختلفی وجود دارد که یکی از آن‌ها حساب تفصیلی نام دارد. حساب تفصیلی در تعریف توصیف کننده حساب‌های کل و معین است و این حساب‌ها به صورت کامل و با جزئیات شرح می‌دهد. بر اساس این تعریف حساب تفصیلی به حسابی گفته می‌شود که شامل جزئی‌ترین اطلاعات مالی یک بنگاه یا شرکت بوده و آن‌ها را با جزئیات کامل شرح می‌دهد.
برای درک بهتر این موضوع که حساب تفصیلی چیست، این طور فرض کنید که شهر تهران نشان دهنده حساب کل یک مجموعه باشد. در این حالت یکی از خیابان‌های این شهر به عنوان مثال خیابان ستارخان نشان دهنده حساب معین مجموعه خواهد بود. در این مثال، پلاک یکی از خانه‌های موجود در خیابان به عنوان مثال پلاک 20 نشان دهنده حساب تفصیلی است. بر اساس این تعریف حسابداران با بهره از علم حسابداری به این منظور که بتوانند اطلاعات مالی را به صورت دقیق و جزئی قبت کنند از حساب‌های تفصیلی استفاده می‌کنند.
سند تفصیلی چیست؟
پس از پاسخ به سوال حساب تفصیلی چیست با واژه دیگری به نام سند تفصیلی مواجه می‌شویم. سند تفصیلی حاوی اطلاعات اختصاصی مربوط به یک حساب تفصیلی است و تمام رویدادهای مالی این حساب را با جزئیات کامل در بر می‌گیرد. اطلاعاتی مانند نوع و شرح یک حساب تفصیلی همراه با جزئیات اطلاعات مربوط طرف‌های حساب با ذکر ریزترین جزئیات مانند تاریخ و شماره ثبت سند و غیره در سند تفصیلی در دسترس است.
بیشتر بخوانید: آموزش ثبت های حسابداری
انواع حساب‌های تفصیلی
با اینکه حساب‌های تفصیلی حساب‌های با ریزترین جزئیات در اسناد مالی یک شرکت هستند، اما این حساب‌ها انواع مختلفی نیز دارند که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.
حساب تفصیلی چند سطحی
حساب چند سطحی در حساب تفصیلی چیست؟ اگر یک حساب تفصیلی به چند زیر طبقه تقسیم‌بندی شود به آن حساب تفصیلی چند سطحی گفته می‌شود. در مثال شهر تهران، خیابان ستارخان، بلاک 20 اگر طبقه ساختمان ذکر شود، یک سطح به اطلاعات اضافه شده است. در دنیای تجارت و فعالیت‌های اقتصادی شرکت‌ها و بنگاه‌ها در صورتی که نوع کالا در حساب تفصیلی مشخص شود سطح اول در آن ثبت شده است. در واقع هرچه اطلاعات بیشتری برای تکمیل به حساب اضافه شود، سطوح بعدی در حساب تفصیلی به ثبت می‌رسد.
حساب‌های تفصیلی شناور
در بررسی این موضوع که انواع حساب تفصیلی چیست با یکی دیگر از انواع حساب‌های تفصیلی به نام حساب شناور آشنا می‌شویم. در برخی از نرمافزارهای حسابداری قابلیتی وجود دارد که حساب‌های تفصیلی می‌توانند به صورت شناور با حساب‌های معین در ارتباط باشند و از این طریق بتوان به حساب‌های معین نیز دسترسی داشت. با استفاده از یک حساب تفصیلی شناور می‌توان به حساب‌های معین مختلف مرتبط شده و به اطلاعات آن دسترسی پیدا کرد.
به عنوان مثال دو شرکت با نام‌های شرکت A و شرکت B وجود دارد که چند حساب معین بدهی، فروش، وام و غیره دارند. شرکت A می‌تواند با وجود داشتن حساب‌هی معین متفاوت در شرکت B به عنوان یک حساب تفصیلی شناور ثبت شود و ایجاد نظم بیشتر و حسابرسی آسان‌تر در این دو شرکت کمک شایانی می‌کند.
حساب‌های تفصیلی واحد
حساب واحد از نوع حساب تفصیلی چیست؟ در آموزش حسابداری حساب‌های تفصیلی واحد، هر حساب تفصیلی به صورت یک حساب مستقل تعریف می‌شود که در نتیجه باید سند حسابداری سطح معین و تفصیلی آن‌ها به صورت جدا از هم ثبت شوند. در این روش، سیستم حسابداری یک بنگاه یا شرکت برای هر حساب تفصیلی یک عدد واحد را در نظر می‌گیرند که به همین دلیل به این حساب‌ها حساب تفصیلی واحد گفته می‌شود.
کاربرد حساب های تفصیلی
کاربرد حساب تفصیلی
در پاسخ به این سوال که کاربرد حساب تفصیلی چیست و به چه منظور استفاده می‌شود می‌توان در یک کلمه گفت که حساب تفصیلی در جزئیات خلاصه می‌شود. از حساب‌های تفصیلی برای تکمیل اطلاعات و جزئیات حساب‌های معین استفاده می‌شود و شرکت‌ها می‌توانند ریزترین جزئیات از جمله جزئیات مربوط به اشخاص یا شرکت‌های طرف حساب را ثبت کرده و نوع ارتباط مالی آن‌ها با یکدیگر را نیز مشخص کرد.
بنابراین حساب‌های تفصیلی ماهیت جزئی دارند و پرداختن به جزئیات جهت تکمیل کردن صورت‌های مالی و مشخص کردن ارتباطات بین آن‌ها در حساب‌های تفصیلی در درجه اول اهمیت قرار دارد. به عنوان مثال در صورتی که به شما بگویند خانه پلاک 20 بدون شک شما در مورد خیابان و شهر آن نیز سوال می‌کنید. هر چند که شماره پلاک جزو جزئی‌ترین اطلاعات است اما به تنهایی کاربردی نداشته و دقیق نیست.
در مورد روابط مالی دو شرکت نیز با دانستن نام شرکت A نمی‌توان متوجه شد که آیا این شرکت بدهکار یا بستانکار است؛ مبلغ بدهکاری یا بستانکاری آن چقدر است. بر این اساس اطلاعات و جزئیات حساب‌های تفصیلی به تنهایی قابل ثبت شدن نبوده و نیاز به اطلاعات دیگری وجود دارد که صورت‌های مالی به صورت کامل و دقیق تکمیل و ثبت شود.
ثبت حساب تفضیلی در نرم افزار‌های حسابداری
امروزه برای امور حسابداری در شرکت‌های و بنگاه‌های اقتصادی از نرمافزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. در این نرم‌افزارها هر حساب دارای یک کد معین و منحصر به فرد است که حساب‌های تفصیلی نیز از این قاعده مستثنی نیستند. کد حساب‌های تفصیلی در نرمافزارهای حسابداری با توجه به اینکه معمولا در رده سوم حساب‌های قرار می‌گیرند حداقل یک کد سه رقمی است.
با معرفی این موضوع که حساب تفصیلی چیست نرم‌افزارهایی که برای حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند در سرفصل‌های خود دارای عنوان تفصیلی هستند که کاربران می‌توانند از این طریق فرم مربوط به حساب تفصیلی را برای شرکت یا بنگاه خود ایجاد کنند. کاربران می‌توانند اطلاعات مورد نیاز برای حساب تفصیلی را به صورت دستی در نرم‌افزار ثبت کنند.
حساب‌های تفصیلی معمولا بر اساس فعالیت‌های اقتصادی که در یک بنگاه یا شرکت اقتصادی انجام می‌گیرد، تعریف می‌شوند. هر چه اطلاعاتی که در نرمافزارهای حسابداری ثبت می‌شود دقیق‌تر باشد خروجی کامل‌تری از به دست خواهد آمد. در واقع اگر کاربران زمان بیشتری برای وارد کردن اطلاعات به صورت دقیق و جزئی صرف کنند در نتیجه گزارش‌های قوی و جامع در اختیار مدیران شرکت‌ها و بنگاه‌ها قرار می‌گیرد.
جمع‌بندی
امروزه که استفاده از نرمافزارهای حسابداری رواج پیدا کرده است، بنگاه‌ها و شرکت‌ها برای به دست آوردن گزارش دقیق مالی از فعالیت‌های اقتصادی خود باید اطلاعات مربوط به آن‌ها را به صورت دقیق و جزئی ثبت کنند تا در زمان مورد نیاز بتوانند به گزارش‌های دقیق و جامع دسترسی داشته باشند. به این نوع حساب‌ها که به صورت دقیق تمام فعالیت‌های مالی یک مجموعه را ثبت می‌کنند، حساب‌های تفصیلی گفته می‌شود. به این ترتیب در پاسخ به این سوال که حساب تفصیلی چیست و چه کاربردی دارد می‌توان گفت حساب‌هایی هستند که جزئی‌ترین فعالیت‌های اقتصادی یک مجموعه را شامل شده و می‌توانند گزارش دقیقی از وضعیت مالی و اقتصادی را به مدیران و حسابداران ارائه نمایند.