آموزش ثبت های حسابداری
به نظرتان وظیفه اصلی یک حسابدار چیست؟ حسابدار در حقیقت چه کاری را بر عهده دارد؟ پاسخ‌های بسیاری در پاسخ به این سؤال می‌توان داد. حسابدار باید حساب و کتاب کند؟خب این صحیح است؛ اما قطعاً کامل نیست. بهتر است حاشیه نرویم. وظیفه اصلی یک حسابدار ثبت کردن است. یک حسابدار باید هر آنچه که می‌بینید را ثبت کند. از نظر حرفه‌ای، به این کار مستندسازی می‌گویند. به همین خاطر آموزش ثبت حسابداری موجودی کالا تا آموزش ثبت حسابداری حقوق و دستمزد و... همگی در دوره‌های حرفه‌ای حسابداری وجود دارند. در این مقاله قصد داریم تا درباره ثبت، اهمیت و حساسیت آن در حسابداری صحبت کنیم. پس با این مطلب از سری مطالب آموزش حسابداری پکت همراه باشید.
هنگام حسابرسی شرکت‌ها و سازمان‌ها، تمامی اسناد حسابداری و نحوه ثبت آن‌ها در دفاتر مالی بررسی می‌شود
سند حسابداری چیست و چگونه ثبت می شود؟
سند حسابداری چیست؟ در وهله اول باید به این سؤال پاسخ داد. به تمامی مدارکی که اطلاعات مالی شرکت‌ها در آن ثبت می‌شود و در نهایت به تأیید مقامات بالاتر شرکت می‌رسند، سند حسابداری می‌گویند. انواع دفتر روزانه، دفتر دارایی، دفتر کل، انواع فاکتورهای خرید و فروش و هر آنگه که با رویدادهای مالی شرکت‌ها مرتبط هستند، جزوی از سندهای حسابداری به حساب می‌آیند. این سندها قابل استناد هستند و آن‌ها را با نام سند حسابداری می‌شناسند. سند حسابداری دارای انواع مختلف دستی، کامپیوتری، ساده و مرکب تقسیم می‌شوند.
در ادامه مقاله متوجه می‌شوید که ثبت اسناد حسابداری در مشاغل و گروه‌های شغلی مختلف با هم تا حدودی تفاوت دارند. برای مثال کسی که در یک شرکت پیمانکاری قصد ثبت رویدادهای مالی را دارد، باید آموزش ثبت حسابداری پیمانکاری را دیده باشد. البته همان طور که اشاره کردیم، تفاوت جزئی در ثبت رویدادهای مالی مشاغل مختلف وجود دارد؛ اما ماهیت همه آن‌ها یکسان است. اساساً ثبت اسناد ابتدا با یافتن مستندات قانونی انجام می‌شود. در حقیقت هرگونه ورودی یا خروج نقدینگی به شرکت‌ها باید در سیستم حسابداری که معمولاً یک نرم‌افزار از پیش تعیین شده است انجام می‌شود.
حال اگر شرکت بازرگانی باشد، بخشی از اسناد به‌صورت خرید و فروش ثبت می‌شود. اسناد می‌تواند شامل انواع و اقسام مختلفی باشد. برای مثال اسناد پرداخت یا دریافت مالیات بر ارزش افزوده باید به‌صورت جداگانه در سیستم حسابداری ثبت شود. اسناد پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان و کارگران نیز باید به‌صورت جداگانه ثبت شود. در حقیقت هر نوع سند مالی که ارتباط با پول شرکت دارد، چه ورود و چه خروج، باید در سیستمهای حسابداری ثبت شود. ثبت نیز از طریق برنامه‌های حسابداری و سیستمهای مخصوص انجام می‌شود. در گذشته این کار را به‌صورت دستی در دفاتر مالی انجام می‌دادند. در حال حاضر، نرم‌افزارهای حسابداری به حسابداران کمک می‌کند تا ثبت سند را به‌راحتی انجام دهند.
بخش‌های مختلف سند حسابداری
هر سند حسابداری شامل بخش‌های مختلفی می‌شود که در ادامه خواهید دید:
- شماره سند
- تاریخ سند
- نوع سند
- شرح سند
- ستون شرح یا نام حساب برای درج کردن نام حساب
- ستون بستانکار و ستون بدهکار
- بخشی برای نمایش کل مبلغ بدهی و کل مبلغ بستانکاری
- بخشی برای ثبت‌نام تکمیل کننده
ثبت اسناد مالی در حسابداری تعهدی، می‌تواند وابسته به زمان نباشد.
سند حسابداری باید به ترتیب وقوع یا وصول در دفاتر مالی ثبت شود
چرا ثبت رویدادهای مالی اهمیت زیادی دارد؟
ثبت رویدادهای مالی در تمامی شرکت‌ها اهمیت دارد. چه شرکت بازرگانی باشد چه تولیدی، چه خدماتی باشد چه صنعتی، در هر صورت ثبت رویدادهای مالی، اصلی‌ترین بخش حسابداری مجموعه به حساب می‌آید. وقتی که رویدادهای مالی به‌صورت کامل ثبت شوند، احتمال بروز مشکلات بعدی به‌صورت کامل از بین می‌رود. با کمک ثبت اسناد مالی و همچنین تمامی رویدادهای مالی شرکت، نظم و انضباط در سیستم شرکت حاکم می‌شود. به این ترتیب به‌هیچ‌وجه امکان دستکاری یا تحریف اسناد نیز به دست افراد خرابکار وجود نخواهد داشت.
همچنین باید در نظر داشت که گاهی اسناد مالی ممکن است به هر دلیل مفقود شوند یا از بین بروند؛ اما وقتی که ثبت رویدادها انجام‌شده باشد، این موضوع نیز اهمیتی نخواهد داشت. در صورتی که اسناد مالی به درستی در سیستم حسابداری شرکت‌ها ثبت نشده باشد، ضررهای جبران ناپذیر بسیاری به شرکت‌ها وارد می‌شود.
انواع ثبت های حسابداری
ثبت اسناد حسابداری، جزو مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف حسابداران به حساب می‌آید. اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند. در این میان می‌توان به ثبت اسناد حسابداری شرکت‌های خدماتی، شرکت‌های بازرگانی، شرکت‌های تولیدی و صنعتی، شرکت‌های پیمانکاری، شرکت‌های دولتی و شرکت‌های واردکننده یا اعتبارات اسنادی اشاره کرد. همچنین ثبت انواع مختلف اسناد مختلف مالی با هم تفاوت دارند. به همین خاطر یک حسابدار باید در زمینه کاری خود آموزش انواع ثبت را ببینید. برای مثال یک حسابدار که در شرکت‌های بازرگانی فعالیت می‌کند یا قصد فعالیت دارد، باید آموزش ثبت حسابداری بازرگانی ببیند. از طرف دیگر، یک حسابدار دیگر که در بخش صنعتی قصد فعالیت دارد، نیاز به آموزش ثبت حسابداری صنعتی خواهد داشت.
از طرفی دیگر باید بدانید که یک حسابدار باید در خصوص ثبت اسناد حسابداری عمومی نیز تخصص داشته باشد. برای مثال تمامی حسابداران باید آموز ثبت حسابداری ارزش افزوده را داشته باشند. این موضوع در تمامی مشاغل، حتی برخی مشاغل خدماتی وجود دارد و حسابداران باید در این خصوص تخصص کافی داشته باشند.
در حال حاضر، اسناد حسابداری فیزیکی و ثبت دستی سند در دفاتر، جای خود را به ثبت در نرم افزارهای حسابداری داده است
ثبت سند حسابداری ساده و مرکب
ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه شرکت‌ها، از نظر تعداد اقلام بدهکار و بستانکار در هر معامله به دو روش زیر انجام می‌شود:
سند مرکب حسابداری
سند مرکب حسابداری، نوعی از سند حسابداری است که در آن بیش از دو حساب تحت تأثیر قرار می‌گیرند. در این نوع سند، چندین حساب به صورت همزمان بدهکار یا بستانکار می‌شوند. هدف از ثبت سند مرکب، ضبط دقیق معاملات پیچیده‌ای است که شامل چندین جزء یا مرحله هستند.
مثالی از ثبت سند مرکب می‌تواند خرید کالا به صورت نسیه باشد که در آن یک حساب دارایی (مثلاً حساب موجودی کالا) بدهکار و چند حساب دیگر (مانند حساب‌های پرداختنی و مالیات بر ارزش افزوده) بستانکار می‌شوند. در این حالت، مجموع مبالغ بدهکار با مجموع مبالغ بستانکار باید برابر باشد تا تعادل در دفاتر حسابداری حفظ شود.
سند مرکب در حسابداری برای ثبت معاملاتی استفاده می‌شود که به دلیل پیچیدگی یا تنوع، نمی‌توان آن‌ها را تنها با استفاده از ثبت ساده ضبط کرد. این نوع سند به حسابداران کمک می‌کند تا تصویر دقیق‌تر و جامع‌تری از وقایع مالی سازمان ارائه دهند.
سند ساده حسابداری
سند ساده حسابداری یک نوع از اسناد حسابداری است که در آن تنها دو حساب درگیر می‌شوند: یک حساب به عنوان بدهکار و یک حساب به عنوان بستانکار. در این نوع ثبت، مبلغی که در یک حساب بدهکار می‌شود، با همان مقدار در حساب دیگری بستانکار می‌شود. ثبت‌های ساده معمولاً برای معاملات ساده و روزمره در حسابداری استفاده می‌شوند.
به عنوان مثال، وقتی یک شرکت هزینه اجاره را پرداخت می‌کند، حساب نقدی (به عنوان حساب دارایی) بدهکار و حساب هزینه اجاره (به عنوان حساب هزینه) بستانکار می‌شود. این نوع سند به دلیل سادگی و روشن بودن، برای ثبت تراکنش‌های مستقیم و ساده در دفاتر حسابداری بسیار مرسوم است.
در حسابداری دوبل (دفترداری دوتایی)، هر ثبت حسابداری باید حداقل شامل یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار باشد، و مجموع بدهکارها و بستانکارها باید با یکدیگر برابر باشند، که در مورد ثبت ساده این امر به راحتی قابل دستیابی است.
مراحل ثبت اسناد حسابداری
ثبت اسناد حسابداری دارای مراحل مختلفی است. در مرحله اول تمام فعالیت‌هایی که موجب خروج یا ورود پول به یا از شرکت می‌شود را باید حسابدار ثبت کند. این کار به‌راحتی با کمک ثبت رویدادهای مالی شرکت انجام می‌شود. همچنین حسابدار باید تمامی مدارکی که از روی آن‌ها این اسناد را ثبت کرده است را نگه دارد. در مرحله بعدی، تجزیه و تحلیل اسنادی که ثبت شدند انجام می‌شود. بعد پایان تجزیه و تحلیل، مشخص می‌شود که هر کدام از اسناد ماهیت بدهکار یا بستانکار دارند. در محله آخر این اطلاعات باید به دست مقامات بالاتر شرکتی تأیید شوند تا معتبر و قابل استناد باشند.
البته روش ثبت اسناد حسابداری بر اساس نوع سند با هم تفاوت دارند. برای مثال در صورت ثبت اسناد حسابداری به صورت دستی، فقط کافیست تا یک سند خام داشته باشید. سپس اطلاعات را به‌صورت دستی وارد می‌کنید. در روش کامپیوتری، یک فرم خام در کامپیوتر به شما نشان داده می‌شود. سپس اطلاعات را با استفاده از کیبورد وارد می‌کنید. سند حسابداری ساده نیز شامل دو بخش بدهکار و بستانکار است. سند حسابداری مرکب از چندین و چند بخش مختلف تشکیل می‌شود. به این ترتیب مراحل ثبت سند مرکب از ثبت سند ساده بیشتر خواهد بود و نیاز به تخصص و آموزش بیشتری دارد.
در نهایت به‌صورت مختصر باید گفت که هدف از ثبت اسناد حسابداری، ایجاد نظام و انضباط در شرکت است. هر شرکتی به ثبت اسناد حسابداری نیز دارد. ثبت اسناد و مستندسازی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف حسابدار به حساب می‌آید. از طرف دیگر اسناد مالی شرکت‌ها با حوزه‌های کاری مختلف، با هم تا حدودی تفاوت دارند. به همین خاطر حسابدارانی که قصد فعالیت در یک حوزه و رشته خاص را داشته باشند، باید ابتدا در مؤسسه و آموزشگاه حسابداری پکت در خصوص ثبت اسناد مربوطه به همان صنف، اطلاعات کافی به دست بیاورید و آموزش ببینند.