آشنایی با روش ثبت دائمی و ادواری در حسابداری موجودی کالا
روش ثبت دائمی بهتر است یا ادواری؟ اصلا چه فرقی بین این دو روش وجود دارد؟ مزایا، معایب، قابلیت‌ها و ویژگی‌های روش ثبت ادواری و دائمی چیست؟ مقایسه سیستم ادواری و دائمی موجودی کالا به شما این امکان را می‌دهد تا بهترین روش را متناسب با نوع فعالیت شرکت انتخاب کنید. با مطلب امروز بلاگ پکت همراه باشید تا با دو روش پُراستفاده برای موجودی کالا آشنا شوید.
حسابداری موجودی کالا و مواد
حسابداری موجودی کالا چیست؟
یکی از مباحثی که در حسابداری بسیار اهمیت دارد، بحث انبارداری و حسابداری انبار و نگهداری از کالاها و مواد است. موجودی کالاهای فیزیکی باید توسط انباردار به طور مرتب کنترل شود. گزارش انبار هم تحت عنوان حسابداری موجودی کالا و انبار به حسابدار داده می‌شود. حسابدار هم وظیفه دارد تمامی گزارشات را دسته بندی کرده و در لیست سرمایه‌ها و دارایی‌های شرکت ثبت کند. چه مواد اولیه و چه کالاهای تولید شده، جزو دارایی شرکت محسوب می‌شود بنابراین باید لیستی از تمام اقلام موجود در انبار تهیه شود. ثبت حسابداری موجودی کالا به همین دلیل ایجاد شده است. برای نگهداری موجودی مواد و کالاها و محصولات، باید از روش‌های ثبت کالا در سیستم حسابداری استفاده کرد. هر کدام از روش‌هایی که در ادامه معرفی می‌شود، مزایا و معایب خاص خود را دارد. روش و مراحل انجام آن هم متفاوت است. به عنوان یک حسابدار در شرکت تولیدی و خدماتی از شما انتظار می‌رود که به روش‌های حسابداری موجودی کالا و مواد مسلط باشید.
بیشتر بخوانید:
روش نگهداری و طبقه بندی سند موجودی کالا و مواد
دو نوع روش حسابداری برای ثبت و طبقه بندی سند موجودی کالا وجود دارد. سیستم دائمی و ادواری، برای انجام حسابداری موجودی کالا استفاده می‌شود. تشخیص اینکه شرکت شما به کدام روش نیاز دارد، بر عهده حسابدار است. بنابراین حسابدار باید به هر دو روش مسلط باشد و مراحل انجام آن را بداند. در ادامه مطلب، به بررسی هر دو روش می‌پردازیم.
حسابداری موجودی کالا به روش دائمی
سیستم حسابداری موجودی کالا به روش دائمی مناسب شرکت‌هایی است که سابقه و اعتبار کافی را در بازار دارند. برای شرکت‌هایی که عرضه کالاهای گران‌قیمت و لوکس را برعهده دارند، روش دائمی موثرتر و بهتر است. برای ثبت، طبقه بندی و نگهداری از کالاهایی مانند اثاثیه منزل و لوازم خانگی، اتومبیل، جواهرات و… می‌توان از روش دائمی استفاده کرد. اگرچه پیاده‌سازی سیستم موجودی کالا دائمی هزینه‌بر و زمان‌بر است اما می‌تواند از سرقت، کسری، گم شدن یا نقص در سند حسابداری جلوگیری کند. برای شرکت‌های بزرگ، گم شدن حتی یک کالای لوکس و گران قیمت هم قابل قبول نیست. بنابراین تمرکز این شرکت‌ها روی پیاده سازی روش‌هایی است که بیشترین دقت و کمترین خطا را داشته باشد. در این روش از حساب‌های خرید و فروش در ثبت اسناد مالی استفاده نمی‌شود. در زمان خرید محصول، حساب موجودی کالا به مبلغ فاکتور خرید، بدهکار می‌شود. در زمان فروش هم حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالای فروش رفته یا همان فاکتور فروش، بستانکار می‌شود.
در حسابداری موجودی کالا شرکت‌های بزرگ، باید از روش حسابداری دائمی استفاده کرد که دقت بالایی دارد
حسابداری موجودی کالا به روش ادواری
پیاده سازی حسابداری موجودی کالا ادواری، ارزان‌تر و آسان‌تر است. به همین دلیل، استفاده از این روش بین شرکت‌های کوچک تا متوسط با درآمد نه چندان بالا، محبوبیت دارد. روش ادواری مناسب شرکت‌هایی است که اقدام به فروش کالاهای ارزان قیمت می‌کنند. برای شرکت‌های کوچک، هزینه نگهداری سوابق خرید و فروش کالا و بررسی چندباره آن در طول سال، بسیار زیاد است. بنابراین این شرکت‌ها تنها در پایان دوره مالی شمارش فیزیکی موجودی کالاها را انجام می‌دهند. این روش باید حداقل یک بار در سال انجام شود اما می‌توانند در بازه‌های کوتاه مدت مانند پایان هر فصل هم صورت بگیرد. گم شدن محصول یا داشتن کسری در موجودی کالاهای ارزان قیمت، ضرر چندانی به شرکت وارد نمی‌کند. با بررسی دقیق روش ادواری می‌توان از تقلب و ضرر و زیان جلوگیری کرد. در روش ادواری حسابداری موجودی کالا، حساب خرید در زمان خرید محصول بدهکار می‌شود. همین حساب در زمان فروش کالا، بستانکار در نظر گرفته می‌شود. مغازه‌های کوچک فروشگاه‌های زنجیره‌ای، رستوران‌ها، کافه‌ها و… از این روش استفاده می‌کنند.
تفاوت‌های سیستم حسابداری موجودی کالای ادواری و دائمی
هر کدام از این دو روش برای استفاده در یک نوع شرکت، کارخانه یا واحد صنعتی مناسب است. معایب و مزایای این دو روش هم با یکدیگر تفاوت دارد. بررسی دقیق در شباهت‌ها و تفاوت‌ها به حسابدار کمک می‌کند تا هزینه‌های ثبت و نگهداری اسناد مالی را کاهش دهد.
بیشتر بخوانید:
کلیدی‌ترین وظایف حسابدار صنعتی چیست؟
ویژگی‌های سیستم حسابداری ادواری
- روش ادواری برای موجودی کالاهای ارزان قیمت تا متوسط به کار می‌رود
- حداقل یک بار در سال باید از سیستم حسابداری ادواری توسط شرکت‌های حسابداری و حسابرسی استفاده کرد
- این روش نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا ندارد
ویژگی‌های سیستم حسابداری دائمی
- سیستم حسابداری دائمی را می‌توان برای هر نوع کالا با هر قیمتی پیاده سازی کرد
- ارزشمند بودن یا نبودن روش دائمی موجودی کالا، به تشخیص حسابدار برمی‌گردد
- حداقل یک بار در سال باید از سیستم حسابداری دائمی توسط شرکت‌های حسابداری و حسابرسی استفاده کرد
- سوابق خرید و فروش کالا باید به طور دقیق و مستمر ثبت و نگهداری شوند
نرم افزارهای مدیریت انبار، به حسابداران کمک می‌کند تا موجودی و تعداد دقیق کالاها و مواد درون انبار را بررسی کنند
جمع بندی
برای کاهش خطا‌ها و پوشش نواقص حسابداری، باید از روش‌های مناسب نوع فعالیت شرکت استفاده کرد. برای شرکت‌های بزرگ با کالاهای گران قیمت و لوکس، مشاهده لحظه‌ای موجودی کالا اهمیت زیادی دارد. شرکت‌های بزرگ خواهان آن هستند که در هر لحظه بتوانند عدد دقیق کالاهای انبار را بدانند. گم شدن کالا و داشتن کسری در حساب یک شرکت خرید و فروش بزرگ، می‌تواند باعث به وجود آمدن ضرر زیادی به شرکت شود. بنابراین این شرکت‌ها هزینه‌های ثبت و نگهداری سوابق حسابداری به شکل دائمی را می‌پذیرند تا از بروز تقلب جلوگیری کنند. یکی از مباحثی که در آموزش حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد، حسابداری موجودی کالا است. به عنوان یک حسابدار از شما انتظار می‌رود که توانایی اجرا و پیاده سازی روش‌های مختلف حسابداری را داشته باشید. تاثیر این روش‌ها بر سود و زیان شرکت کاملاً واضح و مشخص است. با وجود تاثیر مستقیم روش ادواری و روش دائمی روی سود و زیان، نمی‌توان جایی برای آزمون و خطا در نظر گرفت. در دوره‌های آموزشگاه حسابداری پکت، توانایی شما به عنوان یک حسابدار سنجیده می‌شود و می‌توانید در یک محیط عملی و کاربردی، مهارت خود را محک بزنید. در کلاس‌های پکت با نحوه ثبت سند در روش دائمی و نحوه ثبت سند در روش ادواری آشنا خواهید شد.