کاربرگ حسابداری چگونه تهیه می‌شود؟ + انواع کاربرگ آماده
یکی از وظایف حسابدار تهیه انواع کاربرگ است. اگر نمی‌دانید که کاربرگ‌های حسابداری چیست و چگونه تهیه می‌شود، باید این مطلب را تا انتها بخوانید. کاربرگ نقش مهمی در اعتباربخشی و راستی آزمایی اطلاعات مالی دارد و به عنوان یک حسابدار باید بتوانید کاربرگ‌های مختلف سازمانی را تهیه کنید. از تفاوت کاربرگ حسابرسی و حسابداری گرفته تا روش تهیه هر کاربرگ را در این مطلب بخوانید.
کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری یک فرم آماده برای وارد کردن اطلاعات مالی است. در اصل، این فرم به عنوان پیش نویسی برای تبادلات و تراکنش‌های مالی استفاده می‌شود. هنگامی که حسابداران بخواهند عملیات بستن حساب‌ها را شروع کنند، باید از درستی و صحت اطلاعات مطمئن باشند. برای این کار، کاربرگ حسابداری به وجود آمده است. حسابداران قبل از بستن حساب‌ها یا برای تهیه صورت‌های مالی، با مراجعه به کاربرگ‌های حسابداری عملکرد خود را می‌سنجد. قبل از اینکه سند اختتامیه یا همان صورت بستن حساب‌ها تهیه شود، درستی تک تک مبادلات مالی باید بررسی شود. ستون‌ها و سطرهای کاربرگ حسابداری، کار بررسی تراکنش‌ها را راحت می‌کند. تهیه کاربرگ حسابداری و ایجاد آن می‌تواند بر اساس فرم‌های از پیش تعیین شده یا نیاز شرکت و حسابدار باشد. در هر دو صورت، وظیفه حسابدار است که کاربر را پُر کرده و آن‌ها را نگهداری کند.
بیشتر بخوانید:
نحوه تکمیل کاربرگ حسابداری
چرخه ورود اطلاعات تا بستن حساب‌های مالی، مراحل مختلفی دارد. در هر مرحله بسته به نیاز، باید به اسناد و مدارک گوناگون دسترسی داشته باشید. بدون ایجاد کاربرگ حسابداری، بررسی صحت اطلاعات وارد شده کمی مشکل خواهد بود. با تهیه کاربرگ، مجموعاً 10 مرحله تا قبل از بستن حساب‌ها و ایجاد سند اختتامیه فاصله خواهید داشت:
- اولین مرحله، گردآوری و جمع آوری اطلاعات است. اسناد و مدارک مربوط به تمام رویدادهای مالی باید جمع آوری شود و در اختیار حسابدار قرار بگیرد
- تمامی داده‌ها باید تجزیه و تحلیل شوند. این تجزیه و تحلیل برای اطمینان از تنظیم سند راستی آزمایی شده مهم است
- در مرحله سوم، رویدادهای مالی باید مطابق با وقوع در دفاتر روزنامه و دیگر دفاتر قانونی ثبت شوند
- مرحله بعدی، وارد کردن اطلاعات در دفاتر روزنامه به دفتر کل است
- تهیه تراز آزمایشی و اولیه در مرحله پنجم انجام می‌شود
- در گام ششم می‌توانید از کاربرگ حسابداری برای ارزیابی صحت اطلاعات استفاده کنید
- تهیه صورت‌های مالی مورد نیاز
- اصلاح حساب‌های دفتر کل بر اساس کاربرگ
- بستن موقت حساب‌ها تا زمان بررسی مجدد
- تهیه ترازنامه و سند اختتامیه و بستن حساب‌ها
هنگام انجام فرایند حسابرسی شرکت‌ها، تمامی تراکنش‌های دفتر حسابداری و کاربرگ‌های موجود بررسی می‌شوند
کاربرگ حسابرسی چیست؟
در کاربرگ حسابرسی، اطلاعاتی مانند عملکرد حسابرس پس از بررسی و نظارت شرکت‌ها ثبت و نگهداری می‌شود. این کاربرگ عملاً به عنوان صورت خلاصه‌ای از عملیات حسابرسی انجام شده در نظر گرفته می‌شود. حسابرس وظیفه پُر کردن این کاربرگ را بر عهده دارد. او باید روند‌ها و امور انجام شده برای حسابرسی، آزمون‌های انجام شده، روش‌های به کار برده شده، اطلاعات به دست آمده و تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی را در کاربرگ ذکر کند. میزان جزئیاتی که در کاربرگ حسابرسی نوشته می‌شود وابسته به اندازه شرکت، گستردگی کار، میزان دقت حسابرس و پیچیدگی حساب‌های شرکت است. البته کاربرگ حسابرسی باید در نهایت سادگی نوشته شود؛ به شکلی که هر کسی بتواند آن را تفسیر کند.
بخش‌های مختلف کاربرگ استاندارد
بخش‌های مختلف کاربرگ استاندارد حسابداری را باید با در نظر گرفتن انواع آن مشخص کرد. برای کاربرگ‌های حسابداری می‌توان 9 دسته بندی جداگانه در نظر گرفت:
- کاربرگ حسابداری عمومی
- کاربرگ حسابداری نهایی
- کاربرگ حسابداری اصلی
- کاربرگ اصلاحات پیشنهادی
- کاربرگ حسابداری تفصیلی
- کاربرگ تجزیه و تحلیل
- کاربرگ صورت مغایرت
- کاربرگ حسابداری محاسباتی
- کاربرگ مدارک مؤید
هر کدام از این کاربرگ‌ها بخش‌های مختص به خود را دارد. برای مثال کاربرگ حسابداری عمومی، برنامه ریزی امور حسابرسی استفاده می‌شود. این کاربرگ شامل برنامه ریزی حسابرسی، پرسشنامه کنترلگرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت‌ها و نکته‌ها است. بنابراین نمی‌توان یک لیست مشخص از ستون‌ها را برای تمام کاربرگ‌ها استفاده کرد. وظیفه حسابدار آن است که تمامی انواع کاربرگ را بشناسد و نحوه کار کردن با آن‌ها را بداند. تنها چیزی که می‌توان برای کاربرگ استاندارد مشخص کرد، ساختارمند بودن آن است. یعنی اگر یک کاربر مثلاً برای صورت مغایرت یا تجزیه و تحلیل استفاده می‌شود، ستون‌های یکسان و یک شکل دارد. یعنی اگر یک شرکت از کاربرگ صورت مغایرت استفاده می‌کند، در شرکت دیگر هم این کاربرگ به همین شکل است.
در حسابداری امروزی، دیگر خبری از کاربرگ‌های کاغذی نیست و تمامی اطلاعات درون کاربرگ نرم افزارهای حسابداری ثبت می‌شود
چک لیست مراحل تهیه کاربرگ حسابداری
برای تهیه کاربرگ حسابداری باید مراحل مختلفی را طی کنید. در اولین قدم، باید مشخص شود که کاربرگ برای چه کاری تهیه می‌شود. پس از آن می‌توان ستون‌ها و سطرهای پیش بینی شده را روی کاغذ یا جدول کامپیوتری وارد کرد. فرض کنید که می‌خواهیم تهیه فرم کاربرگ حسابداری ترازنامه را انجام دهیم. در اینجا حسابدار باید به معلومات و تجربه خود نگاه کند. بر اساس فرم‌های موجود، کاربرگ حسابداری آماده ترازنامه باید ۱۰ ستون داشته باشد. اولین ستون، مربوط به شماره حساب‌های بررسی سود و زیان است. در ستون بعدی، هر عملیات حساب نوشته می‌شود. تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، سود و زیان و ترازنامه، ستون‌های بعدی کاربرگ را شامل می‌شود. هر کدام از این ستون‌ها دو زیرمجموعه بدهکار و بستانکار دارد. در این دو ستون، این مبالغ هزینه و درآمد یا دریافتی و پرداختی نوشته می‌شود. مجموع بستانکار و بدهکار باید مطابق با اسناد مالی باشد. در غیر این صورت اشتباهی رخ داده است که نیاز به اصلاح دارد. این فرم می‌تواند روی کاغذ یا در نرم‌افزارهای ساده حسابداری مانند نرم افزار اکسل ایجاد شود. برای جلوگیری از دوباره کاری، بهتر است از همان ابتدا کاربرگ حسابداری اکسل ایجاد کنید. حسابداران امروزی باید نحوه کار با نرم افزار اکسل را بلد باشند.
بیشتر بخوانید:
آموزش حسابداری مالی را از کجا شروع کنیم؟
جمع بندی
از حسابدار به حسابرس شرکت انتظار می‌رود که پُر کردن کاربرگ‌ها را به درستی و با نهایت دقت انجام دهند. فرقی نمی‌کند که حسابدار یا حسابرسی استخدامی شرکت باشید یا اینکه به شکل مستقل کار کنید. شما باید بدانید که کاربرگ در حسابداری چیست و روش تهیه آن چگونه است. یک حسابدار باید انواع کاربرگ حسابداری صنعتی، خدماتی، تولیدی، بازرگانی و… را بداند و متناسب با نوع شرکت کاربرگ‌های مورد نیاز را تهیه کند. علاوه بر آن به عنوان یک حسابدار امروزی باید با نحوه ایجاد کاربرگ حسابداری در اکسل آشنا باشید. در دوره آموزش حسابداری مالی، نه تنها با کاربرگ‌های حسابداری و نحوه کار با نرم افزار اکسل آشنا می‌شوید، بلکه دیگر بخش‌های لازم برای انجام حسابداری مالی را یاد خواهید گرفت. در آموزشگاه حسابداری پکت، شانس یادگیری مفاهیم حسابداری و حسابرسی را زیر نظر بهترین اساتید و خبره‌ترین مربیان خواهید داشت. بهترین و با ارزش‌ترین چیزی که از دوره‌های حسابداران خبره به دست می‌آورید، توانایی و مهارت است. اگرچه موسسه پکت به تمامی هنرجویان پذیرفته شده مدرک معتبر هم ارائه می‌کند، اما داشتن مدرک بدون توانایی واقعی و مهارت کافی، اثری ندارد.