مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه چیست به معنای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و مدیریت یک پروژه به منظور دستیابی به یک هدف یا نتیجه از پیش تعیین شده است. همه کسب و کارها برای اینکه به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود برسند به پروژه‌ها متکی هستند. انواع پروژه‌هایی که سازمان‌ها انجام می‌دهند به موارد مختلفی از جمله اهداف استراتژیک و صنعت بستگی دارند. به عنوان مثال، یک مدیر پروژه یک آژانس تبلیغاتی ممکن است بر یک کمپین بازاریابی آنلاین نظارت کند، در حالی که چندین مدیر پروژه در یک سیستم مراقبت‌های بهداشتی ممکن است در ارتقاء نرم افزار دخیل باشند. امروزه مدیریت پروژه یک ابزار تجاری ضروری برای سازمان‌ها در هر اندازه و صنعتی است. با این مطلب از بلاگ آموزشگاه حسابداری پکت همراه باشید.
مدیریت پروژه چیست؟
در تعریف مدیریت پروژه چیست، باید بگوییم مدیریت پروژه کاربرد فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه در پارامترهای مورد توافق است. مدیریت پروژه در یک مقیاس زمانی و بودجه محدود انجام می‌شود.
یکی از موارد مهمی که باعث تمایز مدیریت پروژه با سایر انواع مدیریت می‌شود، این است که برخلاف مدیریت که یک پروژه مداوم است، مدیریت پروژه به یک بازه زمانی مشخص محدود می‌شود. به همین دلیل یک پروژه حرفه‌ای به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد.
چه زمانی از مدیریت پروژه استفاده می‌شود؟
پروژه‌ها از فعالیت‌های معمولی جدا هستند و زمانی از آن‌ها استفاده می‌شود که یک سازمان بخواهد راه حلی را برای تعیین الزامات در یک بودجه (همه چیز درباره بودجه بندی در حسابداری) و بازه زمانی توافق شده ارائه دهد. برای اجرای پروژه‌ها به تیمی نیاز است که به طور موقت دور هم جمع شوند و روی اهداف خاص پروژه تمرکز کنند. در نتیجه، کار تیمی موثر در پروژه‌های موفق نقش اساسی دارد.
بیشتر بخوانید: انواع چالش در مدیریتی و راه گذر از آن ها
چرا از مدیریت پروژه استفاده می‌شود؟
هدف مدیریت پروژه تولید محصولی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. برای ارائه این محصول به شروع، برنامه‌ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف نیاز است. پروژه‌هایی که نیاز به مدیریت رسمی دارند آن‌هایی هستند که:
- چیز جدید یا تغییر یافته‌ای را تولید می‌کنند
- دارای بازه زمانی محدود و شروع و پایان مشخص هستند.
- از نظر کار یا گروه‌های درگیر پیچیده هستند
- نیاز به مدیریت تغییر دارند
- نیاز به مدیریت ریسک دارند
سرمایه‌گذاری در مدیریت اثربخش پروژه دارای چندین مزیت خواهد بود که برخی از آن‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- احتمال بیشتر برای دستیابی به نتیجه مطلوب
- اطمینان از استفاده کارآمد از منابع
- ارضای نیازهای مختلف ذینفعان پروژه
چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند؟
همه می‌توانند پروژه‌ها را مدیریت کنند، حتی اگر به طور رسمی «مدیر پروژه» نامیده نشوند. آیا تا به حال رویدادی را برگزار کرده‌اید؟ این همان پروژه‌ای است که شما با تیمی از افراد مدیریت کردید و مدیریت پروژه یک مهارت زندگی برای همه است.
بیشتر بخوانید: دوره های آموزشی ویژه‌ی کارکنان دولت با مجوز سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی
به طور رسمی‌تر، پروژه‌ها در همه صنایع و مشاغل ازجمله موارد زیر ظاهر می‌شوند:
- حمل و نقل و زیرساخت
- آی تی
- تولید محصول
- ساخت و ساز
- امور مالی و حقوقی (حسابداری مدیریت چیست؟)
مزایای مدیریت پروژه
حالا که با تعریف مدیریت پروژه چیست آشنا شدیم، وقتش رسیده به سراغ مزایایش برویم. مدیریت پروژه فرآیندی تکرارپذیر را برای سازمان‌دهی، اجرا و اداره پروژه‌ها به ارمغان می‌آورد. هدف هر پروژه به وضوح بیان می‌شود، نقش‌ها و مسئولیت‌های کارمندان مشخص می‌شوند، جدول زمانی برای اتمام وظایف تعیین می‌گردد و مکانیسم گزارش برای اندازه‌گیری و انتقال پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف ایجاد می‌شود.
از طریق این عناصر اساسی، مدیریت پروژه مزایای متعددی را به همراه دارد:
- احتمال موفقیت بیشتر. اگر یک پروژه مدیریت شود، هدف پروژه و مراحل لازم برای رسیدن به هدف مشخص خواهد بود.
- بهره‌وری. برنامه‌ریزی، حدس زدن و اشتباه کردن را به حداقل می‌رساند.
- هزینه‌های کمتر و بهره‌وری بالاتر. در صورت وجود مدیریت در پروژه، نرخ موفقیت بالاتر رفته و کارایی افزایش پیدا می‌کند.
- دید عالی به پیشرفت و مشکلات. تیم‌های پروژه و مدیران پروژه و همچنین حامیان اجرایی می‌دانند چه کاری باید در چه زمانی انجام شود و به لطف گزارش دهی، نسبت به پیشرفت‌ها و مشکلات دید عالی دارند.
- ارتباطات بهبود یافته. اعضای تیم پروژه، مدیران و حامیان اجرایی همگی اطلاعات یکسانی در مورد اینکه چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود و به چه دلایلی باید انجام شود، دارند.
- همسویی بیشتر بین همه ذینفعان. برنامه‌های دقیق پروژه، افزایش دید و ارتباطات بهبود یافته به این معنی است که همه می‌دانند کجا در جریان کار پروژه قرار می‌گیرند.
- سطوح بهتر همکاری. در مدیریت پروژه، کارها زمان‌بندی می‌شوند تا تیم‌هایی که باید با هم کار کنند، در صورت لزوم در دسترس باشند.
- مسئولیت‌پذیری بیشتر. نقش‌ها و مسئولیت‌های کارمندان به طور دقیق تعریف شده و نقاط عطف مورد انتظار به وضوح از قبل بیان شده است.
- نظارت و کاهش ریسک بهتر. از مدیران پروژه انتظار می‌رود که خطرات را قبل از پروژه با کمک مدیریت ریسک شناسایی کرده و اقدامات کاهشی را اجرا کنند، بنابراین آن‌ها بیشتر مستعد نظارت بر این خطرات هستند و می‌دانند در صورت بروز مشکلات چگونه واکنش نشان دهند.
- پیشرفت مداوم. مدیران پروژه از درس‌های آموخته شده استفاده می‌کنند و آن‌ها را در تلاش‌های بعدی خود به کار می‌گیرند.
مولفه های اصلی مدیریت پروژه
اکنون که دانستیم مدیریت پروژه چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم، وقتش رسیده تا با مولفه های اصلی مدیریت پروژه که شامل موارد زیر می‌شوند آشنا شویم:
- تعریف دلیل ضروری بودن یک پروژه
- دریافت نیازهای پروژه، مشخص کردن کیفیت، برآورد منابع و مقیاس‌های زمانی
- تهیه یک پرونده تجاری برای توجیه سرمایه‌گذاری
- تضمین قرارداد شرکتی و تامین مالی
- رهبری و ایجاد انگیزه در تیم تحویل پروژه
- تدوین و اجرای طرح مدیریت پروژه
- مدیریت ریسک‌ها، مسائل و تغییرات پروژه
- نظارت بر پیشرفت برنامه
- مدیریت بودجه پروژه
- حفظ ارتباطات با ذینفعان و سازمان پروژه
- بستن پروژه به صورت کنترل شده
سخن پایانی
در این مطلب توضیحاتی بسیار کلی در مورد اینکه دوره MBA و مدیریت پروژه چیست ارائه دادیم تا شما با مفهوم کلی آشنا شوید و مولفه های اصلی مدیریت یک پروژه را بشناسید. اینکه شما در هر پروژه‌ای که به عهده می‌گیرید از چه سبک، روش، چارچوب و ابزاری استفاده می‌کنید کاملا به خود شما، مقیاس و موضوع پروژه بستگی دارد (معرفی انواع سبک های مدیریت). انتخاب شما برگرفته از تجربه و دانشتان در این زمینه است و هر چه اطلاعات خود را در مورد مسائل و پیچیدگی‌های خاص یک پروژه بالا ببرید، مدیر پروژه موفق‌تری خواهید بود.