همه چیز درباره بودجه بندی در حسابداری
معنی و مفهوم بودجه را بیشتر افراد می‌شناسند ولی اینکه بودجه در کجا‌ها استفاده می‌شود و برای چه موارد می‌توان آن را پیاده سازی کرد، برای بسیاری نامفهوم است. در این مطلب، به سراغ روش‌های بودجه بندی در حسابداری رفته‌ایم. با خواندن این مطلب، می‌توانید منابع، مخارج، روش‌ها و مبانی و اصول تدوین بودجه را مشخص کنید.
بودجه چیست؟
تعریف و مفهوم بودجه
بودجه، تخمینی از میزان درآمد‌ها و هزینه‌های یک شرکت در دوره بازه زمانی مشخص است. ممکن است بودجه برای 6 ماه یا یکسال تدوین شود. بودجه را می‌توان برای تمام اشخاص حقیقی و حقوقی تعیین کرد و محدودیتی از این بابت وجود ندارد. هر کاری که به درآمد و هزینه مربوط باشد را می‌توان در روش‌های بودجه بندی دسته بندی کرد. مدیریت هزینه‌های خانه، ساده‌ترین و پیش پا افتاده‌ترین چیزی است که می‌توان توسط انواع روش‌های بودجه بندی، انجام داد. حقوق و دیگر منابع مالی می‌تواند به عنوان درآمد در نظر گرفته شود. تمام مخارجی هم که از روز اول ماه تا روز آخر ماه انجام می‌دهید، جزو هزینه‌هاست.
برای خانه، بودجه یکماهه تدوین می‌شود و نهایتا آن را می‌توان در بازه یکساله تعرف کرد. اما برای شرکت چطور؟ چطور باید کار بودجه بندی در حسابداری شرکت را انجام داد؟ چه روش هایی برای بودجه ریزی و تخمین اعتبارات مورد نیاز هر بخش وجود دارد؟ چطور باید کنترل و نظارت روی هزینه‌های بودجه را مدیریت کرد؟ آیا امکان جلوگیری از هدررفت بودجه و اسراف منابع مالی وجود دارد؟
انواع بودجه
بودجه ریزی انواع مختلفی دارد. حسابداری و مدیر مالی که بخواهد کار بودجه بندی در شرکت را انجام دهد، باید به انواع بودجه و نحوه مدیریت آن‌ها آگاه باشد. در این قسمت، به بررسی انواع بودجه بندی در حسابداری می‌پردازیم.
بودجه بندی در روش حسابداری تعهدی را در اینجا بخوانید.
1- بودجه ریزی سنتی
در روش سنتی، بودجه طبق فصول و مواد هزینه مشخص شده، تخصیص داده می‌شود. عناوین، نوع و ماهیت هر بودجه مشخص است اما مشخص نیست که دادن این بودجه، چه هدفی در سیستم دارد. اینکه بودجه برای اجرای کدام برنامه‌ها و فعالیت‌ها هزینه می‌شود، مشخص نیست. به همین دلیل نمی‌توان میزان اثربخشی و بازدهی بودجه را تعیین کرد. همچین، امکان بررسی تناسب بودجه و فعالیت وجود ندارد.
2- بودجه ریزی افزایشی یا بودجه ریزی خطی
در این روش، بودجه ریزان و حسابداران، کار سختی برای مشخص کردن بودجه ندارند. در این روش، بودجه سال جدید بر مبنای بودجه سال گذشته تدوین می‌شود. تنها عامل تفاوت و تغییر، نرخ تورم، تعدیل قیمت کالا‌ها و خدمات و برآورد توسعه عملیات‌ها است.
3- بودجه ریزی برنامه ای
این روش عمدتاً توسط ادارات و سازمان‌های دولتی انجام می‌شود. در بودجه ریزی برنامه ای، پیش بینی برنامه‌ها، فعالیت‌ها و وظایف سال جاری انجام می‌شود. تعیین بودجه و دریافت آن هم، طبق همین لیست انجام می‌شود. یعنی میزان و تعداد فعالیت‌های سال جدید است که باعث افزایش یا کاهش بودجه می‌شود.
4- بودجه ریزی بر مبنای صفر یا بودجه ریزی اولویت گرا
در این روش، هر فعالیت و برنامه از مبنای صفر مجدداً مورد بررسی و بازرسی قرار می‌گیرد. این کار مشخص می‌کند که آیا تخصیص بودجه به این فعالیت توجیهی دارد یا خیر. نحوه انجام این روش در بررسی فعالیت‌ها بر مبنای صفر (و نه بر مبنای سال قبل) است.
5- بودجه ریزی عملیاتی
در بودجه ریزی عملیاتی، یک میزان بودجه ثابت و یک میزان متغیر وجود دارد. مجموع بودجه مورد نیاز برنامه‌ها و عملیات‌های سال جاری، میزان متغیر را مشخص می‌کند. یعنی در پایان سال، بررسی می‌شود که آیا با تخصیص این بودجه، به مجموعه اهداف و برنامه‌ها رسیده ایم یا نه. در این روش از بودجه بندی در حسابداری، امکان بررسی و تحلیل هزینه کرد‌های بودجه وجود دارد. با انجام این روش مجموعه‌ای از برنامه‌ها با دریافت بودجه باید به سرانجام برسد.
بیشتر بخوانید: حسابرسی عملیاتی چیست؟
6- بودجه بندی بر مبنای فعالیت
در این روش، ابتدا هدف‌ها و اولویت‌های اساسی مشخص می‌شود. با اولویت بندی اهداف، برنامه‌ها و فعالیت‌های لازم برای رسیدن به این اهداف هم مشخص خواهد شد. هزینه لازم برای انجام هر فعالیت هم برآورد و پیش بینی شده و در بودجه قرار می‌گیرد.
مقایسه ویژگی‌های انواع تکنیک‌های بودجه‌ای بر اساس مبنای حسابداری و نظام حسابرسی
مبانی مورد استفاده بودجه بندی در حسابداری
به جز موارد ذکر شده به عنوان انواع بودجه در حسابداری، مواردی هم به عنوان مبانی بودجه در حسابداری وجود دارد. نظام‌های بودجه بندی بر اساس مبنای مورد استفاده در بودجه به شرح زیر طبقه بندی می‌شوند:
1- بودجه بندی بر مبنای نقدی
در این شیوه بودجه بندی، اعتبارات و پرداخت‌ها بر مبنای نقدی پیش بینی می‌شود و محدودیت‌های پرداخت را معین می‌کند. این روش برای کنترل مخارج و تطبیق آن با اصول و مقررات موجود مناسب است.
2- بودجه بندی بر مبنای تعهدها
در این روش از بودجه بندی در حسابداری، اعتبارات، محدودیت‌های پرداخت و ایجاد تعهد را مشخص می‌کند. به این معنی که در روش مبنای تعهدها، اعتبارات به عنوان حدود مجوز‌های قانونی برای ایجاد دین و بدهی ناشی از تحویل کالا یا خدمت و اجرای قرارداد‌های قابل پرداخت را معین می‌کند.
3- بودجه بندی بر مبنای تعهدی
اگرچه در ظاهر این مبنا همانند بودجه بندی بر مبنای تعهدهاست اما در واقع در روش بودجه بندی بر مبنای تعهدی، اعتبارات حدود پرداخت و ایجاد تعهدها را شامل نمی‌شود. کنترل وجوه نقد هم با استفاده از نظام خزانه داری صورت می‌گیرد. در بودجه بندی تعهدی چون اطلاعات مربوط به بدهی‌ها و یارانه‌های مورد استفاده افشا می‌شوند، مزیت هایی مثل شفاف سازی و تشریح سیاست گذاری‌های دولتی و خصوصی برخوردار است.
سیستم کنترل بودجه چیست؟
در بودجه ریزی و بودجه بندی شرکت‌های دولتی و خصوصی، آنچه بیشترین اهمیت را دارد، وجود امکان کنترل و نظارت بر روی هزینه و خرج بودجه است. مصرف اعتباراتی که طی بودجه به هر واحد مالی داده می‌شود، باید طبق مقررات و اصولی باشد که هم از طرف منابع بین المللی و هم از طرف خود شرکت تدوین می‌شود. بنابراین لازم است برای کنترل بودجه و اعتبارات، از تمامی ابزار‌های لازم کمک گرفت.
سیستم اطلاعات بودجه‌ای، سیستم و نرم افزاری است که می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد. برای افزایش کنترل و دقت در عملیات بودجه بندی، افزایش قابلیت پیگیری و نظارت بر عملیات‌های مالی و تسهیل عملیات‌ها می‌توانید از نرم افزار‌های حسابداری موجود در بازار مالی استفاده کنید. به یاد داشته باشید که برای خرید نرم افزار بودجه مناسب برای شرکت، باید به نکاتی مثل داشتن گزارش‌های پیشرفته از نحوه هزینه کرد بودجه و میزان اعتبارات دریافتی، امکان تنظیم گزارشات تفصیلی فصلی، دوره‌ای و سالانه، امکان صدور اسناد و فاکتور‌های مالی به شکل خودکار، ثبت حسابداری و نگهداری حساب‌های بودجه‌ای و… توجه کنید.
هدف از تهیه بودجه و بودجه بندی در حسابداری چیست؟
اهداف تهیه بودجه
در تهیه بودجه و بودجه بندی در حسابداری، اهداف مشخصی تعریف شده است. اینطور نیست که تنها تهیه بودجه و رسیدن به فعالیت‌های مشخص، اهداف کلی و ن‌هایی این کار باشد. بودجه هم مانند دیگر بخش‌های امور مالی و واحد حسابداری، دارای اهداف مشخصی است که باید تعریف و بازرسی شود. در صورتی که این اهداف در بودجه ریزی و بودجه بندی عملی نشود، یک جای کار لنگ خواهد زد. به طور خلاصه، اهداف مورد نظر برای تهیه بودجه شامل موارد زیر است:
- تهیه و تنظیم جزییات برنامه و فعالیت‌های مورد نظر
- مشخص کردن فعالیت‌ها بر اساس ارقام طی دوره‌های زمانی مختلف
- برآورد و پیش بینی هزینه کرد فعالیت‌های شرکت در آینده
- هماهنگ کردن فعالیت بخش‌های مختلف سازمان برای رسیدن به اهداف مورد نظر
- ایجاد استاندارد و تعیین مسئولیت‌های هر بخش و واحد
- مشخص کردن حد و حدود هر واحد از شرکت بر اساس بودجه
- مشخص کردن مغایرت‌ها و انحرافات مالی در هر قسمت
اصول و ضوابط تهیه بودجه
برای تهیه بودجه باید اصول و استاندارد‌های مشخصی را رعایت کنید. برای انجام درست بودجه ریزی در حسابداری، رعایت اصول زیر الزامی است:
- داشتن سیاست‌های مشخص و اهداف قابل دستیابی
- داشتن ساختار سازمانی مشخص
- تعیین مسئولیت‌ها برای هر بخش
- طبقه بندی مناسب برای هر عملیات مالی
- مشخص کردن نوع هزینه و میزان آن
- وجود نظام حسابداری مشخص و منظم برای بررسی ارقام بودجه با ارقام عملیاتی
- توجه به محدود کننده‌ها در تعیین و پیش بینی بودجه
انواع روش‌های برآورد بودجه
بودجه دو طرف مشخص دارد؛ درآمد و اعتبار - هزینه و مخارج. سنجش و برآورد بودجه برای هر دو طرف انجام می‌شود. یعنی شما باید هنگام پیش بینی بودجه بندی در حسابداری شرکت، هم درآمد‌های سال جدید را پیش بینی کنید و هم هزینه‌های تازه را برآورد نمایید. برآورد ارقامی که پایه و اساس منطقی نداشته باشد، نه تنها نمی‌تواند شما را به هدفتان در بودجه ریزی برساند، بلکه باعث ایجاد ضرر و زیان مالی و زمانی می‌شود.
تجزیه و تحلیل درآمد‌ها اولین مرحله از بودجه بندی است. حجم بودجه و برنامه‌های شرکت باید مشخص شود. متناسب با درآمد هم می‌توان به هر بخش، میزان مشخصی از اعتبارات را داد. در مرحله بعدی، باید پیش بینی نیاز‌ها را انجام دهید. یعنی ببینید که برای چه مواردی نیاز است تا بودجه تعیین شود. کدام بخش‌ها به دریافت بودجه نیاز دارند و باید اعتبار دریافت کنند. پس از این کار، باید به سراغ تبدیل این نیاز‌های پیش بینی شده به ارزش پولی بروید. تغییر قیمت و دستمزد، نرخ تورم، نرخ افزایش قیمت مواد اولیه، هزینه‌های مربوط به توسعه و گسترش و… می‌تواند در این بخش اعمال شود.
جمع بندی
در دوره آموزش حسابداری از آموزشگاه پکت، شما با اصول اولیه و مفاهیم پایه بودجه هم آشنا خواهید شد. به یاد داشته باشید که بودجه بندی، هیچگاه به حسابدار تازه کار و کم تجربه سپرده نمی‌شود. به دلیل اهمیت و حساسیت بودجه بندی (که با دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه شرکت مربوط است)، انجام آن تنها توسط مدیران مالی صورت می‌گیرد. اما ممکن است از حسابداران بخواهند تا صدور اسناد مربوط به بودجه را انجام دهند یا طبقه بندی رسید‌ها و فاکتور‌های بودجه بندی را بر عهده بگیرند. در این صورت بهتر است از همین حالا برای شرکت در دوره‌های مقدماتی و تخصصی آموزشگاه حسابداری پکت ثبت نام کنید.