کدینگ حسابداری چیست؟
حسابداری علمی است که ذهنیت آن از ابتدای زیستن بشر تا به امروز به اشکال مختلفی وجود داشته است. اما در دوران نوین، این علم با پیشرفت‌های شگرفی روبرو شد به ویژه که در سال‌ها و دهه‌های اخیر همراهی علم حسابداری با فناوری‌های روز باعث رشد و پیشرفت قابل توجهی در این علم شده است. با ورود فناوری به حوزه علم حسابداری و تولید نرم‌افزارهای مختلف و پیشرفته جهت انجام این امور مفاهیم جدیدی مانند کدینگ حسابداری را به این علم وارد کرده است. در این مطلب از سری مطالب آموزش حسابداری پکت قصد داریم با این مفهوم که یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین مفاهیم در علم حسابداری به حساب می‌آید آشنا شویم.
کدینگ حسابداری چیست؟
اگر بخواهیم یک تعریف ساده و قابل فهم از کدینگ حسابداری ارائه کنیم می‌توان گفت که یک نوع دسته‌بندی حساب‌ها است. در این فرایند که معمولا به صورت درختی انجام می‌شود، حساب‌ها در دسته‌بندی‌های مشخصی قرار می‌گیرند که هر کدام دارای سطح متفاوت و کدهای متنوع هستند. با این کار به راحتی مشخص می‌شود که سرشاخه و زیرشاخه در حساب‌های موجود به چه شکل است.
پس به این ترتیب به دسته‌بندی‌ها، شاخه‌بندی کردن و کدگذاری حساب‌ها، کدینگ حسابداری می‌گویند. کلمه کدینگ در لفظ معنای شماره‌گذاری می‌دهد که در ترکیب با حسابداری به این معنی است که کدگذاری بر روی حساب‌ها انجام شود. کدینگ در حسابداری سطوح مختلفی دارد که باید بر اساس یک ساختار استاندارد انجام شود.
به کمک کدینگ حسابداری می‌توان زمان کار حسابداری و حسابرسی را کوتاه‌تر کرد
کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزار
همانطور که اشاره شد ورود نرم‌افزارهای تخصصی به حوزه حسابداری، مفهوم کدینگ را به این علم وارد کرد. به همین دلیل نرم‌افزارهای حسابداری بهترین ابزار برای کدینگ به حساب می‌آیند. کدینگ حسابداری فرایندی است که حتی می‌توان آن را به صورت دستی و بر روی کاغذ یا با استفاده از نرم‌افزارهای ساده‌ای مانند اکسل انجام داد اما نرم‌افزارهای تخصصی مالی و حسابداری به دلیل امکانات و توانایی‌های متعددی که دارد می‌تواند امکان تغییرات گسترده را فراهم کرده و به همین دلیل بهترین ابزار برای کدینگ محسوب می‌شوند. یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، افزایش سرعت و دقت در فرایند کدینگ است.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای حسابداری در ایران
کشف تخلفات و اشتباهات در صورت های مالی اساسی با استفاده از کدینگ در حسابداری، راحت‌تر است
اهداف کدینگ در حسابداری
کدینگ حسابداری یکی از مفاهیم اصلی و اساسی در این علم به حساب می‌آید که توصیه می‌شود از ابتدای شروع حسابداری در مشاغل و کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. از مهم‌ترین دلایلی که برای این موضوع قابل اشاره است، موارد زیر را شامل می‌شود:
- کدینگ حسابداری می‌تواند عملیات‌های مالی را استاندارد کند و آن‌ها را بر اساس یک قالب مشخص یکپارچه‌سازی نماید.
- این فرایند می‌تواند ثبت رویدادهای مالی و دقت آن‌ها را بالا ببرد و همچنین سرعت و دقت پردازش آن‌ها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. در نتیجه با این روش خطای انسانی در تیم حسابداری به حداقل میزان می‌رسد.
برای افزایش دقت در کار مالی می‌توان از حسابداری دو طرفه یا دوبل هم استفاده کرد.
- می‌تواند در تهیه گزارشات مالی دارای جزئیات دقیق و فراوان کمک کند و سرع و دقت انجام آن را افزایش دهد.
- با استفاده از کدینگ در حسابداری، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها راحت‌تر می‌شود که همین امر موجب بهبود تصمیم‌گیری برای تصمیم‌گیرندگان داخلی و خارجی می‌شود.
هر چند کدینگ حسابداری یک فرایند مهم و بسیار مؤثر به حساب می‌آید اما در عین حال یک مسئله تخصصی بوده و توسط افرادی که در زمینه حسابداری و امور مالی تخصص دارند، انجام شود. استفاده از کدینگ در حسابداری می‌تواند در برطرف کردن ریشه‌ای مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی مؤثر باشند که لزوم این کار طراحی صحیح این سیستم است.
انواع کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری در مجموعه‌های مختلف در انواع متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرد که از رایج‌ترین انواع آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کدینگ حفظی: این نوع کدینگ که بر اساس حروف اول حساب‌ها انجام می‌شود یکی از رایج‌ترین و ساده‌ترین روش‌های کددهی در حسابداری است. در این روش که بر اساس مختصر نویسی و علامت‌گذاری زبان فارسی انجام می‌شود که در آن حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات استفاده می‌کنند. به عنوان مثال کد ح-پ به معنی حساب‌های پرداختنی است.
- کدینگ متوالی: به آن کدینگ پی در پی یا کدینگ سریالی نیز گفته می‌شود که در این روش از اعداد به عنوان کد استفاده می‌کنند و آن‌ها را به صورت پشت سرهم به حساب‌ها و داده‌ها تخصیص می‌دهند.
- کدینگ سلسله مراتبی: یکی از رایج‌ترین و پرکاربردترین روش‌های کدینگ حسابداری است که نظم و دقت خوبی دارد و خبری از محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش نیست. تصور کنید که در یک شرکت یا سازمان برای حساب دارایی‌ها آن کد 303 در نظر گرفته شده است. در صورتی که حسابدار مجموعه قصد اضافه زدن زیرگروه به این حساب را داشته باشد، با اضافه کردن یک عدد اعشاری به کد 303 زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد می‌کند. این روش قابلیت ادامه دادن به صورت ساختار یافته و بدون محدودیت را دارد.
- کدینگ توده‌ای: در این نوع از کدینگ در حسابداری این قابلیت وجود دارد که بتوان کدها به یک حساب اختصاص داده شوند. به همین دلیل این روش از کدینگ فقط برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد خواهد داشت.
- کدینگ وجهی: در این روش از کدینگ حسابداری امکان تخصیص اعداد و کدها به صورت یک قرارداد استاندارد وجود دارد. این روش به صورتی انجام می‌شود که در آن هر عدد به عنوان معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیرمجموعه‌های آن در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال در یک فروشگاه می‌توان با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را برای مشخص کردن بخش‌های مختلف یک فروشگاه، گروه دوم را برای نماینده هزینه‌های مختلف در فروشگاه و در نهایت گروه سوم را به عنوان زیر گروه‌های دو گروه قبلی در نظر گرفت و به این ترتیب کدینگ را به صورت وجهی انجام داد.
لایه های کدینگ حسابداری
لایه‌های مختلف کدینگ حسابداری
منظور از سطوح و لایه‌های مختلف در کدینگ، سطح‌هایی است که طبق آن می‌توان تراکنش‌های مالی را دسته‌بندی کرد. کدینگ در حسابداری معمولا دارای یک ساختار استاندارد است که این ساختار به شکل زیر است.
- گروه حساب: اولین لایه در کدینگ حسابداری است که صورت‌های حساب‌های مالی در این لایه قرار می‌گیرند. در این سطح این امکان وجود دارد که کلیه بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران و دی‌نفعان و همچنین حقوق مرتبط با آن‌ها قرار بگیرد.
- حساب کل: لایه دوم در ساختار استاندارد به حساب می‌اید که می‌توان صورتحساب‌های مالی را در آن تعریف کرد. نیازها و فعالیت‌های شرکت یا سازمان نیز در این سطح قرار می‌گیرد که در نتیجه گروه حساب‌های شرکت به ارقام کوچک‌تر تقسیم می‌شوند.
- حساب معین: در سطح سوم از ساختار استاندارد کدینگ حسابداری حساب‌های کل به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند که به این حساب‌ها در علم حسابداری، حساب معین گفته می‌شود.
- حساب تفصیلی: این نوع از حساب‌ها که در لایه آخر قرار می‌گیرند خرد شده حساب‌های معین هستند که می‌توانند شرایط را آسان‌تر کرده و در نتیجه شناسایی حساب‌ها ساده شود.
سخن آخر
علم حسابداری یکی از علوم مهم در دنیای امروز به حساب می‌آید که در تمامی زمینه‌ها و مشاغل مورد استفاده قرار می‌گیرند. این علم مانند همه علوم دارای مفاهیم و ساختارهای متفاوتی است که برای کاربردی کردن آن ایجاد شده‌اند. یکی از مفاهیم مهم در حسابداری که با ورود نرم‌افزارهای تخصصی به این رشته وارد شده است، کدینگ حسابداری نام دارد که در آن حساب‌ها برای شناسایی بهتر طبق یک ساختار استاندارد دسته‌بندی می‌شوند که در یکپارچه‌سازی عملیات‌های مالی بسیار مؤثر است. در دوره حسابداری ویژه بازار کار آموزشگاه حسابداری پکت ثبت نام کنید تا اصول و مفاهیم اولیه حسابداری مانند کدینگ و انواع آن را یاد بگیرید.