شرایط و مدارک لازم برای گرفتن کد کارگاهی بیمه
برای شرکت‌ها و کسب و کارهایی که فعالیت تجاری دارند و چندین نفر به عنوان کارمند یا کارگر در آن‌ها مشغول به کار هستند، دریافت یک کد به نام کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی الزامی است. در حقیقت یک کارفرما به عنوان اولین اقدام به منظور بیمه کردن کارکنان خود، باید در سازمان بیمه تأمین اجتماعی تشکیل پرونده داده و کد کارگاهی بیمه دریافت کند. معمولا برای این کار کارفرمایان باید به نزدیک‌ترین شعب بیمه تأمین اجتماعی مراجعه کرده و با ارائه مدارک مورد نیاز نسبت به دریافت کد کارگاهی بیمه اقدام کنند. به همین دلیل در این مقاله از بلاگ آموزشگاه حسابداری پکت قصد داریم مدارک دریافت کد کارگاهی و مراحل دریافت آن را مورد بررسی قرار دهیم.
کد کارگاهی بیمه تامین اجتماعی چیست؟
اما پیش از بررسی مدارک دریافت کد گارگاهی بیمه، خالی از لطف نیست که با کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی آشنا شویم و ببینیم که این کد چیست و چه ساختاری دارد. کد کارگاهی که توسط سازمان تأمین اجتماعی به شرکت‌ها و کسب و کارها اختصاص داده می‌شود یک شماره 10 رقمی است. برای دریافت این کد هر کارفرما باید ابتدا شرکت خود را در سازمان تأمین اجتماعی ثبت کرده و در تشکیل پرونده دهد تا یک کد 10 رقمی منحصر به فرد دریافت کند.
کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی ساختار مشخصی دارد که به شرح زیر است:
- 3 رقم اول کد از سمت چپ نشان دهنده شعبه بیمه تأمین اجتماعی است.
- رقم 4 تا 7 کد کارگاهی مربوط به نوع شغل و حوزه فعالیت شرکت است.
- 4 رقم آخر کد مربوط به شماره پرونده شرکت در سازمان تأمین اجتماعی است.
برای دریافت این کد هر کارفرمایی باید مدارک دریافت کد کارگاهی را به نزدیک‌ترین شعبه بیمه تأمین اجتماعی به محل شرکت خود تحویل داده و تشکیل پرونده دهد. پس از تشکیل پرونده در شعبه و تحویل مدارک به واحد بازرسی، کد کارگاهی به شرکت اختصاص داده می‌شود. کارفرمایان موظف هستند تا حداکثر 15 روز بعد از ثبت شرکت خود به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی برای دریافت کد کارگاهی مراجعه نمایند.
بیشتر بخوانید: نرخ بیمه آزاد و اختیاری 1401؛ حق بیمه 1401 چقدر است؟
تمام مدارک و پرونده‌های بیمه توسط حسابرس بیمه بررسی و کنترل می‌شود
مدارک دریافت کد کارگاهی
بر اساس این موضوع که کارفرما شخص حقیقی باشد یا شخص حقوقی، مدارک دریافت کد کارگاهی بیمه تأمین احتماعی متفاوت است. به همین دلیل کارفرمایان باید با توجه به نوع شخصیت خود باید مدارک لازم را آماده کرده و سپس برای تشکیل پرونده به شعبه بیمه تأمین اجتماعی مراجعه نمایند. بر این اساس مدارک لازم برای دریافت کد کارگاهی بیمه به تفکیک اشخاص حقیقی و حقوقی به شرح زیر است.
مدارک لازم برای اشخاص حقوقی
اشخاص حقوقی به کارفرمایانی گفته می‌شود که دارای شرکت هستند. این افراد برای دریافت کد کارگاهی باید مدارک زیر را به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی ارائه دهند:
- نامه‌ای مبنی بر اعلام تأسیس شرکت
- اصل و رونوشت آگهی منتشر شده مبنی بر تأسیس شرکت در روزنامه رسمی
- اصل و رونوشت سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل شرکت
- تکمیل فرم نمونه امضای صاحبان امضا در شرکت
- ارائه پروانه تأسیس شرکت
- اصل و رونوشت نوافقت اصولی یا اظهارنامه شرکت
- شناسنامه و کد ملی اشخاص حقوقی
- نامه‌ای مبنی بر درخواست دریافت کد کارگاهی بیمه در سربرگ شرکت
- رونوشت قبض تلفن
مدارک دریافت کد کارگاهی اشخاص حقیقی
کارفرمایان یا اشخاص حقیقی معمولا در دو گروه تقسیم می‌شوند. گروه اول کارفرمایانی هستند که دارای پروانه تأسیس (با اجازه کار) بوده و گروه دوم کارفرمایانی هستند که پروانه تأسیس ندارند. بر این اساس مدارک دریافت کد کارگاهی بیمه برای هر یک از این کارفرمایان متفاوت خواهد بود. کارفرمایان دارای پروانه تأسیس باید مدارک زیر را به شعبه تأمین اجتماعی برای دریافت کد کارگاهی تحویل دهند:
- اصل و کپی جواز کسب و کار
- اصل و کپی پروانه تأسیس
- اصل و کپی سند مالکیت، سرقفلی یا اجاره‌نامه
- اصل و کپی مدارک مربوط به شراکت
- اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی کارفرما
- اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه مالک
- حکم قضایی در خصوص مالکیت یا اجاره کارگاه
- تأییدیه اتحادیه مربوط به حوزه کاری
- تکمیل فرم درخواست کد کارگاهی
- قبوض آب، برق و تلفن کارگاه
مدارک دریافت کد کارگاهی بیمه برای کارفرمایانی که پروانه تأسیس ندارد با اجازه کار ندارند به شرح زیر است:
- اصل اجاره‌نامه یا سند مالکیت
- حکم قضایی در خصوص مالکیت یا اجاره کارگاه
- اصل شراکت‌نامه به صورت عادی یا محضری
- وکالت‌نامه بلاعزل
- گزارش بازرسی
- تأییدیه اتحادیه مربوط به حوزه کاری
- قبوض آب، برق و تلفن کارگاه
در صورتی که کارفرما تمام یا بخشی از یک کار را به اشخاص دیگر واگذار کند با به عبارتی کار به صورت پیمانکاری انجام شود، باید طبق ماده 38 قانون سازمان تأمین اجتماعی رفتار شود که شامل موارد زیر است:
- کارفرما متعهد شود که کارکنان خود و کارکنان پیمانکار را بیمه کرده و حق بیمه آن‌ها را پرداخت می‌کند
- از هر صورت وضعیت مقاطعه‌کار به میزان 5% از مبلغ ناخالص کارکرد کسر کرده و نزد خود نگهداری کند
- یک نسخه از قرارداد به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی تحویل شود
- صورت دستمزد و مزایای کارکنان در مدت زمان مشخص توسط پیمانکار تنظیم شود
- مابه‌التفاوت حق بیمه و دریافت مفاصا حساب بیمه توسط پیمانکار انجام شود.
بدون داشتن کد کارگاهی، امکان ارسال لیست بیمه و دریافت برگه مفاصا حساب بیمه وجود ندارد
مراحل گرفتن کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی
کارفرمایان پس از تکمیل مدارک دریافت کد کارگاهی بیمه باید به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی مراجعه کرده و مراحل زیر را برای دریافت کد طی کنند:
- مراجعه حضوری به شعبه تأمین اجتماعی
- تحویل مدارک مورد نیاز بر اساس نوع کارفرما
- تکمیل فرم درخواست کد و پرسشنامه نام‌نویسی
- انجام آزمایش‌های مربوطه
- تکمیل فرم و تحویل پرسشنامه
سازمان تأمین اجتماعی پس از طی این مراحل و بررسی مدارک در صورت عدم وجود مشکل، کد کارگاهی بیمه را به کارفرما اعطا می‌کند. کارفرما نیز پس از ارائه مدارک دریافت کد کارگاهی و اختصاص کد می‌تواند کارکنان خود را بیمه کند. سازمان تأمین اجتماعی برای هر یک از کارمندان یک کد 8 رقمی بیمه در نظر می‌گیرد که کارفرما باید فهرست خود را بر اساس این کدها به شعبه ارسال کند.
بیشتر بخوانید: بیمه بیکاری و نحوه محاسبه آن برای کارفرمایان
نکات مهم در خصوص دریافت کد کارگاهی بیمه
- کارفرما باید فهرست کارکنان خود را به صورت ماهانه بر اساس کد 8 رقمی بیمه به نزدیک‌ترین شعبه تحویل دهد.
- کارفرما باید همزمان با ارسال اولین فهرست، اصل و کپی شناسنامه کارمندان را به شعبه ارسال کند.
- کارفرما در صورت انتقال کارگاه خود باید تسویه حساب تأمین اجتماعی را دریافت کند.
- هرگونه تغییر در شرکت و کارمندان باید در سریع‌ترین زمان به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی اعلام شده و این تغییرات نیز باید در روزنامه رسمی چاپ و مدارک اصلی آن تحویل داده شود.
طبق قانون کارفرمایان موظف به بیمه کردن کارگران و کارمندان خود هستند که برای این کار باید مدارک دریافت کد کارگاهی را به شعب تأمین اجتماعی تحویل داده و کد کارگاهی بیمه دریافت کنند.
سخن آخر
بر اساس قانون کار و تأمین اجتماعی، افرادی که به عنوان کارمند یا کارگر در یک شرکت یا کسب و کار مشغول به فعالیت هستند باید تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار بگیرند. در واقع کارفرمایان وظیفه دارند که کلیه کارکنان خود را با پرداخت حق بیمه تأمین شده، تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار دهند. برای این کار، کارفرمایان باید پس از تأسیس شرکت یا کسب و کار خود، برای دریافت کد کارگاهی بیمه اقدام کنند. برای این کار باید مدارک دریافت کد کارگاهی بیمه به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی تحویل داده شود تا پس از تشکیل پرونده، کد کارگاهی به کارفرما اعطا شود تا امکان بیمه کردن کارکنان فراهم شود.