مراحل معرفی کارمند جدید به بیمه و بیمه کردن کارمندان
یکی از مقدمات مهم که باید توسط کارفرمایان در زمان شروع به کار هر کارگر یا کارمند انجام شود، معرفی کارمند جدید به بیمه یا سازمان تأمین اجتماعی است. در واقع کارفرمایان موظف هستند که تمامی افرادی که به عنوان کارمند یا کارگر در شرکت یا کارگاه مشغول به فعالیت هستند را تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار دهد. اعلام فهرست کارمندان به بیمه تأمین اجتماعی و پرداخت حق بیمه آن‌ها توسط کارفرما دارای مراحل و مقدماتی است که در این مقاله از بلاگ آموزشگاه حسابداری پکت، قصد داریم مراحل بیمه کارمندان توسط کارفرمایان را مورد بررسی قرار دهیم.
حق بیمه چیست؟
پیش از آشنایی با مراحل بیمه کارمندان با حق بیمه و مفهوم آن آشنا می‌شویم. حق بیمه به وجهی گفته می‌شود که به منظور استفاده از مزایای بیمه تأمین اجتماعی به این سازمان پرداخت می‌شود. حق بیمه کارمندان و کارگران به صورت درصدی معین از حقوق آن‌ها کسر شده و به صورت ماهانه توسط کارفرمایان به سازمان تأمین اجتماعی پرداخت می‌شود.
حق بیمه کارمندان و کارگران 30% حقوق آن‌ها است که از این میزان 7% از حقوق کسر شده و 23% توسط کارفرما پرداخت می‌شود. مسئولیت پرداخت این مبلغ بر عهده کارفرما بوده و در صورتی که در زمان مقرر پرداخت صورت نگیرد، کارفرما باید جریمه پرداخت کند.
در واقع کارفرما وظیفه دارد که حق بیمه تمام کارمندان و کارگران خود را در زمان مقرر پرداخت کند زیرا این حق بیمه که توسط کارفرما پرداخت می‌شود جزئی از سوابق بیمه کارگران و کارمندان به حساب می‌آید که در بازنشستگی آن‌ها مؤثر خواهد بود. کارگران و کارمندان نیز می‌توانند سوابق بیمه خود را با استفاده از روش‌های مختلف از سازمان تأمین اجتماعی استعلام بگیرند. مراجعه به سایت سازمان تأمین اجتماعی، دانلود و نصب نرم‌افزار موبایلی سازمان تأمین اجتماعی و همچنین کد دستوری #1420*4* از جمله روش‌هایی است که افراد می‌توانند سوابق بیمه خود را استعلام بگیرند.
بیشتر بخوانید: نرخ بیمه آزاد و اختیاری 1401؛ حق بیمه 1401 چقدر است؟
حق بیمه
اهمیت پرداخت بیمه تامین اجتماعی
یکی از مراحل بیمه کارمندان پرداخت حق بیمه تأمین اجتماعی است. در بند الف ماده 4 قانون تأمین اجتماعی آمده است که کلیه افرادی که تحت عناوین مختلف و در ازای انجام کار حقوق دریافت می‌کنند مشمول قانون تأمین اجتماعی بوده و باید تحت پوشش بیمه قرار بگیرند. بر این اساس و طبق ماده 36 این قانون کارفرمایان وظیفه دارند که حق بیمه تأمین اجتماعی کارمندان و کارکنان خود را پرداخت کرده و آن‌ها را تحت پوشش بیمه قرار دهند.
بر اساس این قانون کارفرمایان باید حق بیمه کارمندان و کارگران خود را برای هر ماه تا پاپان آخرین روز ماه بعد پرداخت نمایند. در صورتی که کارفرمایان در این مهلت قانونی نسبت به پرداخت حق بیمه اقدام نکنند، به ازای هر روز تأخیر مشمول جریمه شده و باید این مبلغ را به حساب تأمین اجتماعی واریز نمایند.
بیمه کارمندان چیست؟
زمانی که یک فرد به عنوان کارمند یا کارگر در یک کارگاه یا شرکت مشغول به کار می‌شود حتی اگر تا لحظه استخدام سابقه بیمه نداشته باشد، باید توسط کارفرما به عنوان کارمند جدید به بیمه معرفی شود. کارفرما پس از معرفی کارمند جدید به بیمه و طی مراحل قانونی و اخذ مدارک و مستندات مورد نیاز، باید حق بیمه کارمند را به حساب سازمان تأمین اجتماعی واریز کند.
الزام قانونی بیمه کردن کارمندان جدید
بیمه کردن کارکنان جدید و طی مراحل بیمه کارمندان از الزامات قانونی برخوردار است. بر اساس اصل 148 قانون کار، هر کارگر یا کارمند از اولین روزی که در یک شرکت یا کارگاه مشغول به کار می‌شود باید تحت پوشش بیمه قرار بگیرد که جزو حقوق او محسوب می‌شود.
بر این اساس زمانی که کارفرما کسب و کار خود را آغاز می‌کند تا حداکثر 15 روز بعد از ثبت ان فرصت دارد که معرفی کارمندان جدید به سازمان بیمه تأمین اجتماعی را انجام دهد. مراحل بیمه کارمندان جدید توسط کارفرما باید به صورت دقیق و کامل اجرا شود تا کارفرما بتواند با پرداخت حق بیمه کارمندان خود را تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار دهد.
بیشتر بخوانید: مفاصا حساب بیمه چیست و شامل چه کسانی می‌شود؟
اهمیت بیمه
مراحل بیمه کارمندان
همانطور که اشاره شده با راه‌اندازی کسب و کار یا کارگاه جدید، کارفرمایان بر اساس قانون وظیفه دارند که کارمندان و کارگران خود را تحت پوشش بیمه قرار دهند. مراحل بیمه کارمندان بر اساس قانون به شرح زیر است.
دریافت کد کارگاهی بیمه
پس از راه‌اندازی کسب و کار یا کارگاه جدید، اولین قدمی که کارفرما باید در راستای بیمه کردن کارکنان خود بردارد، اقدام برای دریافت کد کارگاهی بیمه از سازمان بیمه تأمین اجتماعی است. در واقع همه کارگاه‌ها و کسب و کارها پس از راه‌اندازی باید دارای کد کارگاهی بیمه باشند.
این کد یا شناسه به کارگاه‌هایی تعلق می‌گیرد که دارای یک کارفرما و تعداد کارکنان تحت قرارداد کارفرما باشد. این کد یک شناسه و عدد 10 رقمی است که 3 رقم اول آن نشان دهند کد شعبه تأمین اجتماعی، سه رقم بعدی نشان دهنده نوع و حوزه فعالیت کارگاه و چهار رقم آخر نشان دهنده شماره پرونده کارفرما است.
پس از اینکه کارفرما مدارک مورد نیاز برای دریافت کد کارگاهی بیمه را ارائه کند، شعبه تأمین اجتماعی برای کسب و کار مربوطه تشکیل پرونده داده و پس از بررسی‌های لازم کد 10 رقمی منحصر به فرد را به آن اعطا می‌کند.
بررسی کارگاه توسط بازرس بیمه
در این گام از مراحل بیمه کارمندان، پس از ارائه مدارک لازم توسط کارفرما به شعب بیمه تأمین اجتماعی، بازرس بیمه به منظور بررسی صحت اظهارات کارفرما از کسب و کار یا کارگاه مورد نظر بازدید به عمل می‌آورد. در صورتی که پس از بازدید بازرس و ارائه گزارش به شعبه بیمه، ایرادی وجود نداشته و تمامی فعالیت‌های کارگاه قانونی باشد، پس از طی یک سری مراحل اداری، کد کارگاهی بیمه برای کسب و کار صادر شده و در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.
نام نویسی کارمندان
یکی از مهم‌ترین مراحل بیمه کارمندان پس از دریافت کد کارگاهی بیمه، نام‌نویسی کارمندان و معرفی آن‌ها به سازمان بیمه تأمین اجتماعی توسط کارفرما است. معرفی کارمندان جدید به بیمه به این شکل انجام می‌شود که کارمندانی که سابقه بیمه ندارند باید با در دست داشتن مدارک مورد نیاز به شعبه بیمه تأمین اجتماعی مراجعه کرده و مراحل اداری را انجام دهند. اما در صورتی که کارمندان سابقه بیمه داشته باشند نیازی به حضور در شعبه نداشته و کارفرما می‌تواند با استفاده از کد بیمه، آن‌ها را معرفی کرده و اطلاعات هر کدام را به صورت اینترنتی ثبت کند.
بیشتر بخوانید: حسابرسی بیمه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
نام‌نویسی کارمندان
تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان
یکی از مراحل بیمه کارمندان به این شکل است که کارفرما باید فهرست یا لیست بیمه کارمندان خود را بر اساس کد بیمه هر کارمند به صورت ماهانه به سازمان تأمین اجتماعی ارائه کند. کارفرمایان می‌توانند تنظیم و ارسال لیست بیمه را به صورت اینترنتی یا از طریق نرم‌افزار انجام دهند.
پرداخت حق بیمه
آخرین قسمت از مراحل بیمه کارمندان پرداخت حق بیمه است. پس از معرفی کارمند به بیمه و دریافت کد بیمه و ارسال لیست، یک شناسه پرداخت برای کارفرما صادر می‌شود تا بتواند حق بیمه کارمندان خود را به صورت اینترنتی پرداخت کند تا آن‌ها تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار بگیرند.
ارسال بیمه کارمندان
کلام آخر
بر اساس قانون کار و قانون تأمین اجتماعی، افرادی که به عنوان کارمند یا کارگر در یک شرکت یا کارگاه مشغول به کار شده و به ازای کاری که انجام می‌دهند حقوق دریافت می‌کنند، باید توسط کارفرما تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی قرار بگیرند. در واقع بر اساس قانون کارفرمایان موظف هستند که با طی مراحل بیمه کارکنان و پرداخت حق بیمه به سازمان تأمین اجتماعی نسبت به بیمه کردن کارکنان و کارمندان خود اقدام نمایند. مشاور بیمه می‌تواند در اینگونه از مواقع، آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم را به شما بدهد. در غیر این صورت، گذراندن دوره های آموزش حسابداری برای حسابداران، می‌تواند اصول اولیه بیمه و نحوه بیمه کردن کارمندان جدید را به شما بیاموزد.